Hoe werken de indexen?

Wat is een index?
Een index is een systeem waarmee gezocht kan worden op personen, datums, locaties en andere gegevens. Op welke gegevens gezocht kan worden hangt af van het type documenten waar de index op is gemaakt. Inhoudelijke informatie over deze documenten vindt u in de Handleiding die bij iedere index afzonderlijk te vinden is.

De indexen maken deel uit van de Archiefbank. Algemene vragen over de Archiefbank, bijvoorbeeld over het inloggen of over het kopen van scans, vindt u in Hoe werkt de Archiefbank?

Hieronder vindt u antwoorden op algemene vragen over het functioneren van de indexen. Hebt u vragen over de werking van de indexen waar u hier geen antwoord op vindt of wilt u een storing melden: Probleem melden.

1. Hoe kan je zoeken naar personen waar je de naam niet precies van weet?

Zoek zowel op voornaam als op achternaam en gebruik wildcards. * staat in deze zoeksystemen voor 0, één of meer onbekende letters en ? staat voor precies één onbekende letter. (Ba*k*r geeft zowel Baker als Bakker, Backer etc.)

2. Wanneer gebruik je 'ongeveer'?

Als u de voornaam of achternaam van een persoon niet precies weet. Vindt u bijvoorbeeld bij een zoekactie op 'Bakker' het vakje 'ongeveer' aan, dan krijgt u ook 'Backer' en 'Bikker'. En bij 'ongeveer-zoeken' op Hartman krijgt u onder andere ook 'Hartmann', 'Haffman', 'Hageman'. Dit kan u helpen spellingsvarianten te vinden die u zelf niet had bedacht

3. Hoe werkt het zoeken met meer zoekvelden en wat is het nut daarvan?

Gebruik maken van meer dan één zoekveld kan een goede manier zijn om sneller tot resultaat te komen. Standaard staat alleen het zoekveld open voor het zoeken op namen van personen. Afhankelijk van de gegevens in de index worden extra zoekvelden aangeboden: 2e persoon, datum, locatie en overig. U opent een extra zoekveld door erop te klikken en sluit het weer af met het kruisje in de rechterbovenhoek van het veld.

U vindt een persoon vaak sneller door te zoeken op combinatie van een (deel van de) naam in combinatie met een (deel van een) datum. Zoekt u bijvoorbeeld een Jan Bakker geboren in 1892, dan vindt u die vaak sneller door achternaam en jaartal in te voeren in twee zoekvelden dan door achternaam en voornaam in te voeren in het eerste zoekveld.

Let op: als u gegevens invult in meer dan één zoekveld krijgt u alleen resultaten waarvoor de gegevens uit beide zoekvelden gelden.

4. Waarom kun je kiezen voor een rol?

Door te kiezen voor een rol beperkt u de opbrengst. In de verschillende indexen kunnen bij verschillende zoekvelden verschillende rollen voorkomen.

5. Waarom zijn zoveel scans niet openbaar?

Scans van documenten die via een index toegankelijk zijn gemaakt op naam van een persoon jonger dan 100 jaar, waarvan niet bekend is of hij of zij is overleden, worden in principe niet via de index openbaar gemaakt. In het resultaat wordt van deze personen ook niet de volledige geboortedatum gegeven, maar alleen het geboortejaar.

Kunt u door middel van bijvoorbeeld een rouwkaart, een overlijdensadvertentie of een akte van overlijden aantonen dat iemand is overleden, dan worden de scans op naam van die persoon vrij gegeven en wordt de volledige geboortedatum opgenomen in de index. Het document waaruit het overlijden blijkt kan worden getoond in het Informatiecentrum van het Stadsarchief of worden opgestuurd aan info@stadsarchief.amsterdam.nl Na ontvangst van dit document duurt het circa 2 weken voordat de gegevens in onze administratie zijn verwerkt.

6. Kunnen scans van documenten van levende personen worden ingezien?

Dat kan, mits u de schriftelijke toestemming kan tonen van de betreffende persoon en (een kopie van) zijn of haar identiteitsbewijs. Inzage kan alleen in het Stadsarchief. Betreffen de documenten uzelf, neem dan een identiteitsbewijs mee bij uw komst naar het Stadsarchief.

7. Waarom zijn er soms vakjes op scans afgedekt?

Op scans van Archiefkaarten en Persoonskaarten zijn de vakken waar bijzondere persoonsgegevens in kunnen voorkomen zwart gemaakt. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die informatie kunnen verschaffen over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging. Er kunnen redenen zijn waarom u deze gegevens tóch in wil zien. Een verzoek voor inzage van deze gegevens moet schriftelijk worden ingediend met vermelding van de reden waarom inzage is gewenst. Op dit verzoek neemt de gemeentearchivaris een besluit. Als het belang om de gegevens in te zien groter is dan het belang om de gegevens te bedekken wordt positief besloten. Voor inzage van de niet afgedekte kaarten moet u naar het Stadsarchief in Amsterdam komen na een afspraak te hebben gemaakt met Peter Kroesen, Bart Schuurman of Eric Heijselaar, mail: info@stadsarchief.amsterdam.nl

8. Kan je een fout in een index laten corrigeren?

Constateert u een fout in een index, dan kunt u die laten corrigeren. Is de fout niet gemaakt bij het indexeren of scannen, maar al in het oorspronkelijke archiefstuk, dan kunnen we die fout vaak niet herstellen. Hoe u een verzoek tot correctie kunt indienen vindt u bij Onjuiste persoonsgegevens

9. Kan je gegevens en scans laten verwijderen uit een index?

In principe worden gegevens en scans niet verwijderd uit een index, maar in bijzondere gevallen kunnen voor een bepaalde periode uitzonderingen worden gemaakt. Zie voor meer informatie Onjuiste persoonsgegevens

Laatst bijgewerkt op 7 april 2015
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<