Handleiding Archiefkaarten 1939-1994

Let op: alleen kaarten van overleden personen en personen > 100 jaar

Uitsluitend reproducties van archiefkaarten van overleden personen en personen meer dan 100 jaar geleden geboren worden online geleverd. Is levering van de kaart geblokkeerd en kunt u met schriftelijk bewijs aantonen dat de kaarthouder inmiddels overleden is, dan kan de beperking worden opgeheven. Enkele weken later kan de reproductie van de kaart via de Archiefbank beschikbaar zijn. Reproducties van documenten met betrekking tot personen waarvan niet is vastgesteld dat ze zijn overleden worden in het Stadsarchief ter inzage gegeven op vertoon van schriftelijke toestemming en een identiteitsbewijs (paspoort, rijbewijs of ID-kaart) van betrokkene. U volgt dan de procedure: Inzage niet openbaar archief. Betreffen de documenten uzelf, neem dan een identiteitsbewijs mee bij uw komst naar het Stadsarchief. Lees voor informatie over toegang tot de afgedekte velden op de kaarten hier onder punt 17 t/m 19.

Vragen over de bronnen

1. Wat zijn archiefkaarten?

De archiefkaarten maken deel uit van de Bevolkingsadministratie van de Gemeente Amsterdam. Vanaf 1 januari 1850 is in alle gemeenten in Nederland op gelijke wijze de bevolking geadministreerd conform een daartoe genomen Koninklijk Besluit van 22 december 1849. Iedereen in Nederland staat sinds die tijd geregistreerd in het Bevolkingsregister met: naam, geboortedatum, woonadres, plaats in het gezinsverband en eventueel beroep, godsdienst, verhuizingen of overlijdensdatum. Als iemand verhuisde werd hij ook in de nieuwe woonplaats ingeschreven in het Bevolkingsregister en werd bij de inschrijving in de oude woonplaats aangetekend naar welke plaats hij of zij was verhuisd.

Tot 1893 is in Amsterdam de registratie gevoerd in vastbladige registers, daarna is gewerkt met kaartsystemen tot 1994. In de periode 1893-1939 zijn de gegevens per gezin vastgelegd op één kaart. Deze kaarten worden gezinskaarten genoemd. Van 1939 tot 1994 werd voor iedere persoon één kaart gemaakt. Deze kaarten staan bekend als de persoonskaarten.

Bij de invoering van de persoonskaarten in 1939 is de procedure van de administratie bij verhuizing of overlijden van een persoon gewijzigd. Tot 1939 was het zo dat de gegevens van iemand die in een gemeente woonde altijd in deze gemeente bleven, dus ook bij overlijden of bij verhuizing naar een andere gemeente. Dat veranderde bij de invoering van de persoonskaart. Wanneer een ingeschrevene na 1939 overleed of verhuisde naar een andere gemeente werd de persoonskaart doorgestuurd: in geval van overlijden naar het Centraal Bureau voor Statistiek in Den Haag om ten slotte opgenomen te worden in de door het Centraal Bureau voor Genealogie beheerde landelijke collectie persoonskaarten; in geval van verhuizing naar de nieuwe woonplaats om te worden opgenomen in de bevolkingsadministratie aldaar. Voordat de persoonskaart werd opgestuurd werd een kopie gemaakt die achterbleef in het bevolkingsregister zodat de gegevens van alle inwoners toch in de gemeentelijke administratie bewaard bleven zoals ook in de periode vóór 1939. Die kopieën, dát zijn de archiefkaarten.

2. Wat zijn verwijskaarten?

Verwijskaarten zijn bedoeld om aan te geven dat de gegevens van één persoon te vinden zijn onder de naam van een andere persoon. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een kind is geadopteerd. Direct na het opmaken van een geboorteakte werd een persoonskaart aangemaakt op de naam van de baby. Maar de gegevens van het kind werden ook bijgeschreven op de kaart van de vader of de (alleenstaande) moeder. Werd een kind echter door pleegouders geadopteerd en veranderde het van achternaam, dan was een verwijskaart nodig naar de naam van de pleegvader. Op de eigen persoonskaart van het kind werd de oorspronkelijke achternaam doorgestreept en vervangen door de nieuwe achternaam en een kaart met verwijzing naar die nieuwe naam werd gezet op de plaats van de oorspronkelijke kaart in de alfabetisch geordende serie persoonskaarten.

3. Waarom zijn er verschillende soorten archiefkaarten?

In de loop der jaren is de techniek van het kopiëren van de persoonskaarten veranderd. Van 1939 tot 1960 werden de kaarten overgetypt op tweezijdig voorbedrukte formuliertjes van heel dun papier. Deze formuliertjes werden bewaard in speciaal daarvoor vervaardigde metalen kistjes die vanwege de vorm ‘broodjes’ werden genoemd.

Van 1960 tot 1964 werden de reproducties gemaakt door middel van een fotografisch procédé. Een deel van de reproducties is positief afgedrukt, een deel is negatief afgedrukt. De reproductie is ten opzichte van de originele kaart verkleind. Reproducties van voor- en achterzijde van de persoonskaarten zijn naast elkaar afgedrukt met er om heen een grote rand waarin de naam van de houder van de persoonskaart staat weergegeven. Deze kaarten werden de ‘fotokaarten’ genoemd.

Van 1964 tot 1991/94 werden dubbelzijdige fotokopieën gemaakt. Een aantal kaarten is enkelzijdig gekopieerd en heeft een blanco achterkant. Dit betreft vermoedelijk Persoonskaarten waar op de achterkant geen informatie stond en die om die reden niet dubbelzijdig zijn gekopieerd.

4. Hoe werden bij de start van het systeem in 1939 de gegevens verzameld?

Bij de invoering van de persoonskaartenregistratie in 1939 zijn alle gegevens overgetypt van de gezinskaarten. Maar niet alle gegevens werden in 1939 overgenomen. Bijvoorbeeld eerdere huwelijken van getrouwde personen en namen van kinderen die inmiddels niet meer thuis woonden werden wel achterwege gelaten.

5. Is de serie archiefkaarten compleet?

Nee, sommige kaarten ontbreken. Ten tijde van de Tweede Wereldoorlog zijn op vrij grote schaal kaarten vernietigd door medewerkers van het Bevolkingsregister, vooral kaarten van joden. Nieuwe persoonskaarten zijn na de oorlog gereconstrueerd voor mensen die ondergedoken waren en zich weer aanmeldden en voor mensen die terugkwamen uit de concentratiekampen.

6. Zijn de gegevens op de kaarten betrouwbaar en volledig?

De administratie werd zorgvuldig bijgehouden, maar voor sommige velden is de informatie afhankelijk van het al dan niet doorgeven van wijzingen door betrokkenen aan het Bevolkingsregister. Wijzigingen werden niet altijd doorgegeven. De gegevens over het beroep (vak 7) bijvoorbeeld zijn vaak onvolledig en soms zijn verhuizingen niet geregistreerd. Bleek bij controles dat personen niet meer woonden op het aangegeven adres dan werd op de persoonskaart gezet: WVO. Dat betekent Woon of Verblijfsplaats Onbekend.

Was een vak op een kaart vol, bijvoorbeeld bij veelvuldig verhuizen, dan werd een nieuwe kaart aangemaakt en werden op de nieuwe kaart niet alle verschillende adressen binnen één woonplaats genoteerd. In plaats daarvan kan er staan: ‘diverse adressen’.

Ten tijde van de Tweede Wereldoorlog was de administratie ook niet zo betrouwbaar. Onderduikers gaven geen adreswijziging door en er zijn door medewerkers van het Bevolkingsregister veel kaarten van joden vernietigd.

Direct na de Tweede Wereldoorlog zijn archiefkaarten gemaakt voor alle mensen die in de oorlog waren omgekomen en waarvan geen gegevens over hun overlijden bekend waren. Het Rode Kruis heeft in de volgende jaren lijsten opgesteld van alle in de concentratiekampen vermoorde mensen. Op de al aangemaakte archiefkaarten zijn toen met de hand alsnog de gegevens van die lijsten overgenomen, zodat zo nauwkeurig mogelijk bekend is waar en wanneer iemand is gestorven.

7. Kunnen er op de kaarten voornamen of achternamen ontbreken?

Wanneer bij het maken van de kaart bij de ambtenaar niet bekend was of een naam moest worden geclassificeerd als achternaam of als voornaam kan de hele naam bij één van de twee velden zijn ingevuld. Wanneer in het land van herkomst achternamen niet werden gebruikt, zoals in Indonesië, ontbreken achternamen op de kaarten. Namen van geestelijken, die een naam in combinatie met ‘zuster’ of ‘broeder’ gebruikten, kunnen zowel bij voornaam als bij achternaam zijn ingevuld.

8. Werd ook een tijdelijk verblijf elders als verhuizing behandeld?

Wanneer iemand voor militaire dienst elders verbleef werd zijn kaart niet opgestuurd naar de vestigingsplaats van zijn regiment. Bij de regimenten / kazernes werden aparte registers aangelegd. Overplaatsingen van beroepsmilitairen werden wel als verhuizingen behandeld. Hun persoonskaart werd dus gezonden naar het bevolkingsregisters van de plaats waar zij gevestigd waren.

Wanneer iemand voor langere tijd werd verpleegd in een inrichting werd geen aantekening gemaakt op de persoonskaart. Psychiatrische patiënten werden in deze periode vaak opgenomen in het provinciale ziekenhuis Santpoort in Bloemendaal, maar dat is niet vermeld op de persoonkaart. Overleed de kaarthouder in Bloemendaal, dan werd in Amsterdam een archiefkaart aangemaakt.

9. Wat gebeurde er als iemand buiten de eigen woonplaats overleed?

Overleed iemand in een andere plaats zonder te zijn verhuisd, dan werd een afschrift van de overlijdensakte die opgemaakt werd in de plaats van overlijden opgestuurd naar de plaats waar de overledene formeel geregistreerd stond in het bevolkingsregister en werd aldaar een archiefkaart aangemaakt. Dit heet in vakjargon van het bevolkingsregister een ‘toevallig overlijden’. (zie vraag 6 voor overlijden buiten woonplaats tijdens Tweede Wereldoorlog)

10. Wat gebeurde er met de kaart als iemand bij controle vertrokken bleek?

Aan de hand van de registratie per adres, de zogenaamde Woningkaarten, werd bij volkstellingen en incidentele controles gekeken of mensen waren vertrokken zonder melding bij het bevolkingsregister. Deze kaarten werden opgestuurd naar het CBR (Centraal Bevolkingsregister) in den Haag en er werd een archiefkaart aangemaakt waar op staat WVO, dat betekent: Woonplaats of Verblijfplaats zijn onbekend.

Vragen over het zoeken

11. Hoe vind ik kaarten van personen waarvan ik de naam niet precies weet?

Zoek zowel op voornaam als op achternaam en gebruik wildcards. * staat in deze zoeksystemen voor één of meer onbekende letters en ? staat voor precies één onbekende letter. Bij de opbrengst krijgt u ook varianten voor zover het diakritische tekens betreft van de naam waar u om gevraagd hebt. Datzelfde geldt voor spellingsvarianten zoals bijvoorbeeld ij en y.

12. Hoe werkt het zoeken op datum?

Als u op het vakje 'datum' links klikt dan opent een tweede zoekvenster waarmee u kunt zoeken op geboortedata. U kunt zoeken op een exacte datum, een jaar of een periode. Vult u een datum in die onmogelijk is, dan wordt de achtergrond van het vakje rood.

13. Waarvoor is het kruisje rechtsboven in het grijze vak?

Als u hierop klikt verdwijnt het zoekvenster. U kunt kiezen op één naam, één datum, of één naam + één datum.

14. Wanneer gebruik je 'ongeveer'?

Als u de voornaam of achternaam van een persoon niet precies weet. Vindt u bijvoorbeeld bij een zoekactie op 'Bakker' het vakje 'ongeveer' aan, dan krijgt u ook 'Backer' en 'Bikker'. En bij 'ongeveer-zoeken' op Hartman krijgt u onder andere ook 'Hartmann', 'Haffman', 'Hageman'. Dit kan u helpen spellingsvarianten te vinden die u zelf niet had bedacht.

Vragen over de opbrengst

15. Waarom verandert de opbrengst als ik een naam in het zoekvenster invul?

Zodra u een letter typt in het veld achternaam of voornaam, ziet u hoeveel kaarten er zijn met deze naam. Is uw zoekresultaat met alleen de achternaam te groot om door te bladeren, dan kunt u besluiten een voornaam of datum toe te voegen voordat de resultaten gaat bekijken.

16. Waarom zijn bij de opbrengst sommige namen groen en andere namen zwart?

Namen van personen waarvan de kaart openbaar is, zijn zwart. De kaarten van personen met groene namen zijn nog niet openbaar. Als u een kaart hebt aangekocht verandert de naam in rood en staat een rood vinkje bij de thumb.

17. Waarom zijn sommige kaarten niet leverbaar?

Archiefkaarten werden opgemaakt bij verhuizing buiten Amsterdam of bij overlijden van de persoonskaarthouder. Via de website zijn alleen de archiefkaarten leverbaar van personen:
  • met een geboortejaar van meer dan 100 jaar geleden
  • waarvan door middel van een schriftelijk bewijs is aangetoond dat hij of zij is overleden.
    Is een archiefkaart niet leverbaar en kunt u aantonen door middel van schriftelijk bewijs dat de kaarthouder is overleden, dan kunt u in het Informatiecentrum van het Stadsarchief een print van de kaart verkrijgen, met daarop de vakken die niet openbaar mogen zijn afgedekt.

18. Waarom zijn sommige vakken op de scans van de archiefkaarten zwart?

Op de originele kaarten zijn er geen zwarte vakken. In dit raadpleegsysteem zijn de vakken 6, 17, 23, 24 en 30 t/m 35 zwart gemaakt omdat in die vakken gegevens over personen kunnen staan die niet openbaar toegankelijk mogen zijn uit oogpunt van privacybescherming.

In de vakken 30 t/m 34 kunnen geboortedata en godsdienstgegevens staan van mogelijk nog in leven zijnde personen. Van de archiefkaart op naam van uw ouders of grootouders kunt u — mits zij een geboortejaar hebben van 100 jaar geleden of meer of zij aantoonbaar overleden zijn — in het Informatiecentrum van het Stadsarchief een print vragen waarop deze maskering is verwijderd. Daartoe moet u zich kunnen legitimeren door middel van een paspoort, rijbewijs of ID-kaart. Via telefoon of mail kan deze service niet worden geleverd.

Er kunnen redenen zijn waarom iemand ook de gegevens in de overige afgedekte velden wil zien. Een verzoek voor inzage van deze gegevens moet schriftelijk worden ingediend met vermelding van de reden waarom inzage is gewenst. Op dit verzoek neemt de gemeentearchivaris een besluit. Als het belang om de gegevens in te zien groter is dan het belang om de gegevens te bedekken wordt positief besloten. Voor inzage van de niet afgedekte kaarten moet u persoonlijk naar het Stadsarchief komen na een afspraak te hebben gemaakt met Peter Kroesen. Mail: info@stadsarchief.amsterdam.nl

19. Kan ik een kaart inzien van iemand die NIET overleden is?

Dat kan indien de aanvrager in bezit is van een schriftelijke toestemming en een (kopie van een) identiteitsbewijs van de houder van de archiefkaart.

20. Kan ik vragen kaarten te verwijderen uit het bestand?

Kaarten worden niet op verzoek verwijderd uit het bestand. Wel is het mogelijk dat kaarten gedurende een bepaalde periode niet voor inzage beschikbaar worden gesteld. Voor informatie kunt u contact opnemen met Peter Kroesen. Mail: info@stadsarchief.amsterdam.nl.

Indeling van de kaarten

De archiefkaart is ingedeeld in 35 (niet helemaal logisch) genummerde vakken:
Vak 1: verwijzing naar geboorteakte burgerlijke stand
Vak 1-2: gegevens overlijden en verwijzing naar overlijdensakte burgerlijke stand. Gegevens over slachtoffers van de concentratiekampen zijn met de hand bijgeschreven (zie vraag 7)
Vak 2: verhouding van de kaarthouder tot het gezinshoofd, bijvoorbeeld vrouw, man, moeder.
Vak 3a: familienaam
Vak 3b: voornamen
Vak 4: geboortedatum en geboorteplaats
Vak 5: nationaliteit
Vak 6: godsdienst (dit vak is onleesbaar gemaakt, zie vraag 18)
Vak 7: beroep
Vak 8: namen en geboortedata van vader en moeder van de kaarthouder
Vak 9 / 10: naam van echtgeno(o)te (n)
Vak 11/12: geboortedatum en geboorteplaats van de echtgeno(o)te(n)
Vak 13: datum en plaats waar het huwelijk is gesloten
Vak 14/15/16: datum en plaats waar het huwelijk is ontbonden, door overlijden (aangegeven met letter O) of door echtscheiding (aangegeven door letter S).
Vak 17: datum waarop de partner van de kaarthouder van de kaart is afgeschreven, soms met vermelding van de plaats waar naar toe. Dit vak kan ook zijn gebruikt wanneer partner niet in dezelfde gemeente is ingeschreven als de kaarthouder.
Vak 18/19/20: ontbreken om ons niet bekende reden
Vak 21/22: datum van registratie van verhuizingen en woonadressen
Vak 23/24/25: bijzondere vermeldingen (deze vakken zijn onleesbaar gemaakt, zie vraag 18)
Vak 26: achterzijde kaart bevat gegevens over kinderen, die werden gewoonlijk alleen op de kaart van het gezinshoofd, in principe de vader, ingevuld
Vak 27: datum waarop kind van kaart is afgeschreven door A: vertrek, O: overlijden, H: huwelijk
Vak 28/29: familienaam en voornamen kinderen
Vak 30/31: geboorteplaats en geboortedata kinderen
Vak 32: relatie van het kind tot het gezinshoofd, bijvoorbeeld: z=zoon, d=dochter, sz=stiefzoon
Vak 33/34: aantekeningen
Vak 35: bijzondere vermeldingen (dit vak is onleesbaar gemaakt, zie vraag 18)

Afkortingen

Download hier PDF (45,26 Kb) de afkortingen die worden gebruikt op de kaarten.

Literatuur

Handleiding bevolkingsboekhouding
Informatieblad Centraal Bureau Genealogie: www.cbg.nl

Zie ook: http://Geneaknowhow.net/faq/bevolking/persoonskaart.htm

Laatst bijgewerkt op 14 sep 2018
ZoekVoorbeeldHandleiding
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<

Gegevens over mogelijk nog levende personen mogen alleen worden gebruikt voor historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch onderzoek.

Door het aanklikken van onderstaande button verklaart u zich te houden aan het Reglement voor raadpleging en gebruik van het Stadsarchief.