Persoonsgegevens in de Archiefbank

Gegevens van mogelijk nog levende personen

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, geboortedatum en het adres van een persoon. Om de privacy te beschermen van levende personen is sinds 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het maken van een index op persoonsnamen en op geboortedata is volgens de AVG een vorm van verwerking van persoonsgegevens. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens de gegevens betreft van natuurlijke, identificeerbare en levende personen stelt de AVG regels om de privacy van die personen te beschermen. Bij het samenstellen van indexen moet het SAA de gegevens daarom zodanig verwerken dat via de namenindex levende personen niet door derden geïdentificeerd kunnen worden. In de Indexen zijn van mogelijk nog levende personen geen volledige geboortedata opgenomen. Wel is het jaar van geboorte te zien. Daardoor is het voor de betrokkene mogelijk te bedenken of het gegevens kunnen zijn die hem of haarzelf betreffen. Betrokkenen kunnen een verzoek indienen voor het inzien van de eigen gegevens. Zie voor meer informatie de Handleiding die voor iedere index afzonderlijk is gemaakt.

Verwerkingsregister

De AVG eist dat iedere instelling een register opstelt waarin iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens door de instelling wordt toegelicht. In het verwerkingsregister van het Stadsarchief staan het doel en de grondslag van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens en de bewaartermijnen vermeld. Dit is een uittreksel van het verwerkingsregister PDF (101,21 Kb).

Correctie van persoonsgegevens op verzoek

Artikelen 15-18 en 21 van de AVG en artikel 45 van de Uitvoeringswet AVG geven u het recht om, wanneer in onze gegevensbestanden persoonsgegevens voorkomen die u zelf betreffen en die niet correct zijn, een verzoek in te dienen om deze gegevens te laten verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Ook als u bezwaar hebt tegen de wijze waarop uw gegevens zijn verwerkt kunt u zo’n verzoek indienen.

Binnen 4 weken na het indienen moet het verzoek beantwoord zijn en mocht het verzoek worden afgewezen dan moet die afwijzing met redenen zijn omkleed.

Indienen van een verzoek

U kunt een verzoek indienen per mail info@stadsarchief.amsterdam.nl of per post: Stadsarchief, afdeling Dienstverlening, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam. Wilt u eerst nadere informatie, bel dan maandag t/m vrijdag tussen 9.00 en 17.00 naar 020-2511511.

Een fout in een index

Bij het maken van een index worden de gegevens letterlijk overgenomen uit het document waar de index naar verwijst. Maar het kan voorkomen dat bij het overnemen een fout wordt gemaakt. Als u ons wijst op zo’n fout herstellen we die zo spoedig mogelijk. Menen we dat de persoonsgegevens wel correct door ons zijn overgenomen, dan beantwoorden wij uw mail of brief met een toelichting op onze interpretatie van het document.
Bij de invoer in een index worden de gegevens niet gestandaardiseerd en niet geverifieerd aan de hand van andere documenten. Als een persoonsgegeven in het document niet volledig is of niet juist is gespeld, dan is dat dus ook zo in de index. Hoewel de gegevens niet correct kunnen zijn, is hier geen sprake van een fout in de index en een dergelijke ‘fout’ corrigeren we niet.
Bij het leggen van koppelingen tussen de gegevens in de index en de scan van een document kunnen ook fouten worden gemaakt. Meldt u ons een foute koppeling, dan gaan we op zoek naar de juiste scan en sturen u die per mail.
Het Stadsarchief corrigeert alle fouten in indexen. Het maakt dus niet uit of deze fouten gegevens betreffen over uzelf, over overleden of niet-overleden personen. Op dezelfde wijze worden ook correcties van door het Stadsarchief gemaakte fouten in beschrijvingen van documenten in inventarissen of in de Beeldbank gecorrigeerd.

Bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens in een index

Het Stadsarchief neemt persoonsgegevens van mogelijk levende personen zodanig op in indexen dat de personen over het algemeen niet gemakkelijk geïdentificeerd kunnen worden door derden, maar wel herkenbaar zijn voor de betrokkenen zelf. Wanneer u er bezwaar tegen hebt dat gegevens u zelf betreffend in een index voorkomen, dan kunt u een verzoek indienen om deze gegevens af te schermen. Afhankelijk van het document bepaalt de gemeentearchivaris de periode gedurende welke de gegevens afgeschermd worden.

Verzoeken tot het afschermen van gegevens in een index betreffende andere personen dan u zelf worden alleen in uitzonderlijke gevallen gehonoreerd. Dat geldt zowel voor gegevens betreffende levende als betreffende overleden personen.

Een verkeerd persoonsgegeven in een document in de archieven of collecties

Zijn gegevens in documenten in de archieven en collecties niet correct, dan worden in die documenten zelf in de regel geen correcties aangebracht. Wel kunt u, alleen bij onjuiste gegevens uzelf betreffend, een verzoek indienen om een zienswijze, inhoudende een verbetering of een aanvulling op de gegevens in de documenten, toe te voegen aan de documenten. Betreft uw verzoek gegevens in een archief van de overheid, dan wordt het in principe gehonoreerd. Betreft uw verzoek gegevens in een particulier archief, dan bepaalt, indien mogelijk, de persoon of instantie die het archief in het Stadsarchief heeft ondergebracht over het inwilligen van een verzoek. Worden, na het vervallen van de beperking op de openbaarheid van het document, de documenten ter inzage aangeboden in de studiezaal of via de Archiefbank dan worden het originele document en de toegevoegde zienswijze in combinatie getoond.

Bezwaar tegen persoonsgegevens in documenten in de archieven of collecties

Op basis van, volgens een wettelijk vastgestelde procedure, selectielijsten wordt bepaald welke documenten en archiefbestanden van gemeentelijke instellingen worden overgebracht naar het Stadsarchief. Uit deze archiefbestanden verwijdert het Stadsarchief in principe geen gegevens of documenten. Wel is het mogelijk een verzoek in te dienen tot het vaststellen van een beperking op de openbaarheid van een document dat persoonsgegevens bevat die uzelf betreffen.

Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan op verzoek van nabestaanden ook een beperking worden gesteld aan de openbaarheid van documenten wanneer die documenten gegevens bevatten die de nabestaanden om reden van de bescherming van hun persoonlijke privacy in openbaarheid beperkt willen zien.

Dient u een bezwaar in tegen de verwerking van persoonsgegevens uzelf betreffend in een particulier archief, dan zenden wij uw bezwaar door naar de persoon of instantie die het archief in het Stadsarchief heeft ondergebracht.

Beleid persoonsgegevens

Wilt u meer weten over het beleid van het Stadsarchief om de persoonlijke levenssfeer te beschermen van mogelijk in leven zijnde personen die worden genoemd in de documenten en beschrijvingsgegevens van het Stadsarchief, lees dan Beleid persoonsgegevens PDF (223,24 Kb).
Laatst bijgewerkt op 09:19:01 CEST door Nelleke van Zeeland
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<