Gegevens van mogelijk nog levende personen

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, geboortedatum en het adres van een persoon. Om de privacy te beschermen van levende personen is sinds 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het maken van een index op persoonsnamen en op geboortedata is volgens de AVG een vorm van verwerking van persoonsgegevens. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens de gegevens betreft van natuurlijke, identificeerbare personen stelt de AVG regels om de privacy van die personen te beschermen. Bij het samenstellen van indexen verwerkt het SAA de gegevens daarom zodanig dat via de namenindex levende personen niet door derden geïdentificeerd kunnen worden. In het zoeksysteem van de Indexen zijn van mogelijk nog levende personen geen volledige geboortedata opgenomen. Wel is het jaar van geboorte te zien.

Gegevens van mogelijk nog levende personen mogen niet verder verwerkt worden. De datasets van onze Indexen waarin gegevens voor kunnen komen van mogelijk nog levende personen worden daarom ook niet aangeboden als open metadata.

Verwerkingsregister

De AVG eist dat iedere instelling een register opstelt waarin iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens door de instelling wordt toegelicht. In het verwerkingsregister van het Stadsarchief staan het doel en de grondslag van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens en de bewaartermijnen vermeld. Lees hier het Uittreksel van het Verwerkingsregister.

Correctie van persoonsgegevens op verzoek

Artikelen 15-18 en 21 van de AVG en artikel 45 van de Uitvoeringswet AVG geven u het recht om, wanneer in onze gegevensbestanden persoonsgegevens voorkomen die u zelf betreffen en die niet correct zijn, een verzoek in te dienen om deze gegevens te laten verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Ook als u bezwaar hebt tegen de wijze waarop uw gegevens zijn verwerkt kunt u zo’n verzoek indienen.

Binnen 4 weken na het indienen moet het verzoek beantwoord zijn en mocht het verzoek worden afgewezen dan moet die afwijzing met redenen zijn omkleed.

Bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens in een index

Het Stadsarchief neemt registraties van mogelijk levende personen zodanig op in Indexen dat de personen niet geïdentificeerd kunnen worden door derden, maar mogelijk wel herkenbaar zijn voor de betrokkenen zelf. Wanneer u er bezwaar tegen hebt dat gegevens u zelf betreffend in een Index voorkomen, dan kunt u een verzoek indienen om deze gegevens af te schermen. Afhankelijk van het document bepaalt de gemeentearchivaris de periode gedurende welke de gegevens afgeschermd worden.

Verzoeken tot het afschermen van gegevens in een index betreffende andere personen dan u zelf worden alleen in uitzonderlijke gevallen gehonoreerd. Dat geldt zowel voor gegevens betreffende levende als betreffende overleden personen.

Indienen van een verzoek

Alle records waarvan de betreffende korter dan 100 jaar geleden is geboren, en dus mogelijk nog in leven is, zijn niet in te zien via de website.

Indien de kaarthouder bewijsbaar en tenminste drie maanden geleden is overleden, kan de kaart openbaar worden gemaakt. Stuurt u dit bewijs, tegelijkertijd met uw verzoek, naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . Wij zorgen dat de gegevens zo snel mogelijk is in te zien zijn op de website.

  • We accepteren verzoeken die bevatten: de volledige naam van de betrokkene, de exacte geboorte- en overlijdensdatum en een scan van het bewijs van overlijden. Dit laatste kan een scan zijn van de overlijdensadvertentie, een scan van de rouwkaart, een foto van de grafsteen, een scan van de overlijdensakte of een ander officieel document
  • Wij accepteren geen persoonsgegevens gevonden op niet officiële (genealogische) websites en necrologieën uit een krant, tijdschrift en dergelijke
  • Wij gaan niet zelf op zoek naar de exacte namen en de geboorte- en overlijdensdata
  • Wij honoreren maximaal tien verzoeken per verzoeker per jaar
  • Verzoeken moeten zijn gericht aan het bovenvermelde e-mailadres en niet aan een individuele medewerker

Onze gegevens zijn niet actueel; onze jongste bron (de Archief- en Persoonskaarten) loopt tot en met 1994.

Een verkeerd persoonsgegeven in een document in de archieven of collecties

Zijn gegevens in documenten in de archieven en collecties niet correct, dan worden in die documenten zelf in de regel geen correcties aangebracht. Wel kunt u, alleen bij onjuiste gegevens uzelf betreffend, een verzoek indienen om een zienswijze, inhoudende een verbetering of een aanvulling op de gegevens in de documenten, toe te voegen aan de documenten. Betreft uw verzoek gegevens in een archief van de overheid, dan wordt het in principe gehonoreerd. Betreft uw verzoek gegevens in een particulier archief, dan bepaalt, indien mogelijk, de persoon of instantie die het archief in het Stadsarchief heeft ondergebracht over het inwilligen van een verzoek. Worden, na het vervallen van de beperking op de openbaarheid van het document, de documenten ter inzage aangeboden in de studiezaal of via de Archiefbank dan worden het originele document en de toegevoegde zienswijze in combinatie getoond.

Bezwaar tegen persoonsgegevens in documenten in de archieven of collecties

Op basis van, volgens een wettelijk vastgestelde procedure, selectielijsten wordt bepaald welke documenten en archiefbestanden van gemeentelijke instellingen worden overgebracht naar het Stadsarchief. Uit deze archiefbestanden verwijdert het Stadsarchief in principe geen gegevens of documenten. Wel is het mogelijk een verzoek in te dienen tot het vaststellen van een beperking op de openbaarheid van een document dat persoonsgegevens bevat die uzelf betreffen.

Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan op verzoek van nabestaanden ook een beperking worden gesteld aan de openbaarheid van documenten wanneer die documenten gegevens bevatten die de nabestaanden om reden van de bescherming van hun persoonlijke privacy in openbaarheid beperkt willen zien.

Dient u een bezwaar in tegen de verwerking van persoonsgegevens uzelf betreffend in een particulier archief, dan zenden wij uw bezwaar door naar de persoon of instantie die het archief in het Stadsarchief heeft ondergebracht.

Waarom zijn sommige gegevens zwart afgedekt?

Sommige gegevens, zoals in de persoons- en archiefkaarten zijn zwart afgedekt om de persoonsgegevens van personen die nog in leven zouden kunnen zijn te beschermen. Inzage is soms mogelijk, door een speciaal verzoek te dienen tot dispensatie. Meer informatie kunt u verkrijgen door een verzoek te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Eigen persoonsgegevens inzien

Uw eigen gegevens mag u altijd inzien. Komt u hiervoor, met een geldig legitimatiebewijs, naar de balie in ons Informatiecentrum. Uw kaart wordt geprint of u per e-mail toegestuurd.Deze gegevens zijn niet actueel; onze jongste bron (de archief- en persoonskaarten) loopt tot en met 1993. 

Beleid persoonsgegevens

Wilt u meer weten over het beleid van het Stadsarchief om de persoonlijke levenssfeer te beschermen van mogelijk in leven zijnde personen die worden genoemd in de documenten en beschrijvingsgegevens van het Stadsarchief, lees dan het Beleid Persoonsgegevens.