Niet geinventariseerd

Het aanvragen van niet geïnventariseerd archief

Inleiding

Het Stadsarchief Amsterdam is een openbare instelling en vrij toegankelijk. Iedereen mag van de archieven en collecties die worden beheerd in het Stadsarchief gebruik maken zoals omschreven in het Reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het Stadsarchief. Dat betekent dat u in principe alle archiefstukken, bibliotheekboeken, foto’s, tekeningen en andere documenten in de archieven en collecties kan inzien, mits die documenten openbaar, raadpleegbaar en aanvraagbaar zijn. Hoe dat in zijn werk gaat staat beschreven in Het aanvragen van originelen uit archieven en collecties.

Archieven en collecties of onderdelen daarvan zijn niet aanvraagbaar als ze niet geïnventariseerd of gecatalogiseerd zijn. Toch is het in sommige gevallen wel mogelijk documenten uit niet-geïnventariseerde archieven in te zien. Hoe dat gaat leest u hieronder.

Wanneer wordt een archief geïnventariseerd?

Een overheidsorgaan is volgens de Archiefwet 1995 verplicht haar archief in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. In Amsterdam voldoen archieven van de gemeentelijke diensten tegenwoordig aan die eisen als ze worden overgedragen aan het Stadsarchief. Daarom kunnen ze kort na de overdracht ter beschikking worden gesteld. Ook particuliere archieven (dat zijn archieven van bijvoorbeeld verenigingen, bedrijven of families) worden steeds vaker geïnventariseerd bij overdracht. Maar dat was in het verleden vaak anders. Daarom zijn er nog veel archieven in de depots niet geïnventariseerd. Momenteel loopt er in het Stadsarchief een groot project, het Deltaplan genoemd, om de achterstand op gebied van inventarisatie in te halen. Maar het zal nog vele jaren duren voordat alle archieven geïnventariseerd zijn.

Hoe weet ik of een archief geïnventariseerd is?

Het Overzicht van de Inventarissen van de Archieven en Collecties geeft de basisgegevens van alle archieven en collecties die zich in het Stadsarchief bevinden. Eén van die basisgegevens is het feit of een archief geïnventariseerd is of niet. U raadpleegt dit Overzicht via het zoeksysteem Overzicht en Inventarissen.

Mogen niet geïnventariseerde archieven aangevraagd worden?

Documenten uit niet geïnventariseerde archieven mogen aangevraagd worden, mits
  • ze openbaar zijn
  • de raadpleging het behoud van de documenten niet in gevaar brengt
  • ze gevonden kunnen worden
Rust er op het niet geïnventariseerde archief een openbaarheidsbeperking of is er een redelijk vermoeden dat bij inventarisatie openbaarheidsbeperkingen gesteld moeten worden aan de archiefstukken, dan kan inzien het archief alleen plaatsvinden nadat dispensatie is aangevraagd bij de gemeentearchivaris of toestemming tot inzage is verkregen bij de eigenaar van het archief. Lees daarvoor de procedure aanvragen niet openbaar archief.

Niet geïnventariseerde archieven zijn ook nog niet geconserveerd. De materiële toestand van de documenten kan zodanig zijn, dat raadpleging het behoud van de documenten in gevaar brengt. Als dat het geval is kan inzage pas plaatsvinden nadat conservering heeft plaatsgevonden. Dat kan enige tijd duren.

Niet geïnventariseerd archief kan verpakt zijn in dozen zonder nadere aanduidingen over de inhoud van de doos. Bij grote archieven kan het vrijwel onmogelijk blijken bepaalde documenten te vinden. Als u toch wilt zoeken naar een specifiek document kan dat erg veel tijd kosten, omdat u de documenten dan één voor één zult moeten doornemen. Omdat daarbij de volgorde van de documenten niet mag wijzigen worden er strikte regels van uitgifte gehanteerd. Onderzoek op deze manier leidt zelden tot resultaat.

Wanneer is er een goede kans documenten te vinden in niet geïnventariseerd archief?

Als u een concrete vraag heeft is de kans dat informatie gevonden wordt het grootst. Weet u precies wat u zoekt en in welke periode dan is soms mogelijk informatie te vinden in niet geïnventariseerd archief. Onze medewerkers weten goed welk type documenten in welke archieven bewaard worden en welke informatie daarin te vinden is. Zo is zoeken naar notulen van het bestuur in het archief van een vereniging vrijwel altijd succesvol en ook is snel na te gaan of registratie van leerlingen wel of niet in het archief van een school aanwezig is.

Hoe kan ik niet geïnventariseerd archief aanvragen?

Voor het inzien van niet geïnventariseerd archief moet u altijd van te voren een afspraak maken. Daartoe adviseren wij u een mail te sturen aan info@stadsarchief.amsterdam.nl.
Eén van onze medewerkers neemt dan contact met u op om een dag af te spreken waarop u langs kunt komen voor inzage. Zorg ervoor dat u zo goed mogelijk kan aangeven wat u precies wil vinden, des te beter kan er voor u gezocht worden en des te groter is de kans dat gevonden wordt wat u zoekt.

Mag ik zelf zoeken in niet geïnventariseerd archief?

U mag alleen zoeken in de mappen en dossiers die onze medewerkers voor u uit het archief halen. Daarbij mag de volgorde van de stukken niet worden gewijzigd en dient u overige instructies voor de raadpleging nauwkeurig op te volgen. Houd er rekening mee dat zoeken in niet geïnventariseerd archief een zeer tijdrovend karwei kan zijn, voor ons, maar ook voor uzelf.
Laatst bijgewerkt op 29 jan 2014
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<