Niet-openbaar archief

Het aanvragen van niet-openbaar archief

Inleiding

Het Stadsarchief Amsterdam is een openbare instelling en vrij toegankelijk voor een ieder die ons wil bezoeken. Iedereen kan onze studiezalen binnenlopen om iets uit te zoeken of spannende nieuwe dingen te vinden. Net zoals ons gebouw openbaar is en open staat voor iedereen, zo zijn ook de archieven en collecties die wij bewaren in principe openbaar. Dat betekent dat ze voor iedereen vrij ter inzage zijn, hetzij in origineel op uw tafel in de Studiezaal, hetzij op microfilms of microfiches in een leesapparaat, hetzij digitaal op een van de computers in het Informatiecentrum. U hoeft de stukken maar aan te vragen of een microfiche te pakken of achter een computer te gaan zitten en u kunt aan de slag.
Maar er zijn ook onderdelen van archieven die nog niet openbaar zijn en die u daarom niet automatisch kan aanvragen en raadplegen op onze studiezaal. Toch kunnen er redenen zijn dat u die wilt inzien.

Wat is het verschil tussen overheids- en particuliere archieven?

Het Stadsarchief Amsterdam bewaart twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Overheidsarchieven zijn archieven van de gemeente Amsterdam of van instanties waarvan de rechten overgegaan zijn op de gemeente. Daarnaast zijn er de archieven van verenigingen, stichtingen, bedrijven, families of personen die door hen aan het Stadsarchief geschonken of in bewaring (bruikleen) gegeven zijn. Dat zijn de particuliere archieven. Beide typen archieven zijn soms (gedeeltelijk) niet openbaar. Hoe dat zit, leggen we hieronder uit: eerst voor de archieven van de gemeente, daarna voor die van particuliere personen en instellingen.

Waarom zijn overheidsarchieven soms niet openbaar?

Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Die wet bepaalt onder meer dat wanneer de gemeente een deel van haar archief overbrengt naar het Stadsarchief, dit archief automatisch openbaar is en vrij voor een ieder om in te zien. Maar er zijn uitzonderingen. Artikel 15 van de Archiefwet zegt dat wanneer een gemeentelijke overheidsinstantie zijn archief overbrengt naar een gemeentearchief er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van de stukken te beperken. Zulke stukken zijn dan niet direct voor iedereen op de studiezaal te raadplegen.

Die drie redenen zijn:

  • de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen
  • het belang van de Staat
  • onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties
Vooral het eerste punt is vaak in het geding bij de verschillende registraties van persoonsgegevens door gemeentelijke instanties als de Sociale Dienst of de GG&GD. Als naar het oordeel van de gemeente één of meer van deze drie punten aan de orde is bij een gedeelte van het over te dragen archief, dan wordt de openbaarheid van dit deel van het archief beperkt. In de van de overbrenging opgestelde verklaring wordt dan bepaald voor welke delen van het archief een openbaarheidsbeperking geldt. Belangrijk daarbij is dat aangegeven moet worden hoelang die beperking duurt. De wet vereist namelijk dat, op een enkele uitzondering na, de overheid de openbaarheid van een archiefstuk niet langer mag beperken dan 75 jaar na de datum van dat stuk.

Hoe krijg ik inzage in niet-openbaar archief van de gemeente?

Al is een archiefstuk niet openbaar, toch kunt u er in bepaalde gevallen inzage in krijgen. Ook dat is door de Archiefwet geregeld. Die zegt dat wanneer het belang van de aanvrager om het stuk in te zien groter is dan de belangen om het stuk niet te openbaren, aan u toestemming of zoals het heet dispensatie verleend kan worden. Om een voorbeeld te geven: dossiers van de Sociale Dienst die jonger zijn dan 75 jaar zijn niet openbaar, maar als u een dossier van een naast familielid nodig heeft om daar rechten aan te ontlenen, dan is uw belang tot inzage groter dan het algemene belang om zo’n persoonlijk dossier niet te openbaren. In de gemeente Amsterdam ligt de bevoegdheid om u wel of niet dispensatie te verlenen bij de gemeentearchivaris. Om een niet-openbaar archiefstuk van de gemeente in te zien, moet u dus bij hem dispensatie aanvragen.

Hoe vraag ik dispensatie aan bij de gemeentearchivaris?

Dispensatie vraagt u aan met behulp van een speciaal formulier hiervoor. Zo’n formulier krijgt u van de medewerker die uw aanvraag in behandeling neemt. Wanneer u zich bij de balie in het Informatiecentrum meldt met uw verzoek, zal hij direct voor u naar de zaal geroepen worden. Bij het formulier krijgt u een korte handleiding voor het invullen. Heeft u toch nog problemen, dan kan u geholpen worden door onze medewerker.

Hoe wordt mijn aanvraag afgehandeld?

Als u het formulier hebt ingevuld en ondertekend, krijgt u een kopie ervan. Het origineel blijft bij ons, om uw verzoek snel en zorgvuldig af te handelen. Binnen uiterlijk vijf werkdagen neemt de gemeentearchivaris het besluit u wel of niet dispensatie te verlenen het bewuste stuk, dossier of archief in te zien. Bij eenvoudige kwesties zal zo’n besluit veel minder tijd kosten en krijgt u nog dezelfde dag bericht. Het originele besluit wordt aan u opgestuurd of als u zelf op de studiezaal bent, persoonlijk aan u overhandigd. In dat besluit staan ook de eventuele voorwaarden waaronder u de archiefstukken mag inzien. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat u van een persoons-dossier alleen maar fotokopieën mag inzien, waarin dan de namen van mogelijk nog levende personen geanonimiseerd zijn. Dat om te voorkomen dat hun privacy geschonden zou worden. Wat ook kan, is dat wanneer u de stukken wilt gebruiken voor een boek of een artikel, er afspraken gemaakt moeten worden over wat en hoe er uit deze stukken door u gepubliceerd mag worden.

Wat kan ik nog doen als mijn verzoek afgewezen wordt?

Wanneer uw verzoek om dispensatie door de gemeentearchivaris afgewezen wordt en u het er niet mee eens bent, kunt u in beroep gaan. Ook daarvoor zijn de regels door de wet vastgelegd, in dit geval de Algemene Wet Bestuursrecht. Die zegt dat u eerst bezwaar moet aantekenen bij in dit geval de gemeentearchivaris. Als die zijn besluit niet herziet, kunt u tegen zijn besluit in beroep gaan bij het college van Burgemeester & Wethouders van de Gemeente Amsterdam. Als uw bezwaren ook daar niet erkend worden, kunt u tenslotte een beroep doen op de rechter en hem om een uitspraak vragen.

Waarom zijn particuliere archieven soms niet openbaar?

Archieven die geen eigendom zijn van de overheid, maar van een particuliere persoon of instelling, vallen qua openbaarheid niet onder de Archiefwet. Bij deze archieven kan de openbaarheid alleen beperkt worden door in het contract tussen het Stadsarchief en de eigenaar van het archief afspraken hierover te maken. In de praktijk gebeurt dat regelmatig, bijvoorbeeld bij recente dagboeken of brieven. In het contract is dan ook vastgesteld hoe lang de termijnen van de openbaarheidsbeperking zijn en wie er bevoegd is om dispensatie te verlenen. Vaak is dat de eigenaar van het archief; soms heeft hij die bevoegdheid gegeven aan een ander, bijvoorbeeld de gemeentearchivaris.

Hoe krijg ik inzage in een niet-openbaar, particulier archiefstuk?

Om een niet-openbaar stuk uit een particulier archief te mogen inzien, heeft u toestemming nodig van de bewaargever of van de persoon die van hem die bevoegdheid heeft gekregen. Als dat de gemeentearchivaris is, kunt u gebruik maken van het aanvraagformulier voor niet-openbaar overheidsarchief. Zo niet, dan kan de medewerker van onze dienst die belast is met het afhandelen van dergelijke verzoeken u aan het adres helpen van de persoon of instantie tot wie u zich met uw verzoek moet richten. Zo gauw u toestemming gekregen heeft, kunt u de door u ter inzage gevraagde niet-openbare stukken bij ons komen inzien, nadat u de toestemmingsbrief op de studiezaal getoond heeft. Wij maken daarvan dan een kopie, die als bewijs kan dienen dat u recht heeft op inzage in de door u gewenste stukken.
Laatst bijgewerkt op 17 aug 2007 door Rob van Driel
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<