De Indexen zijn een nadere toegang op de archiefstukken: er zijn gegevens uit de bronnen (zoals namen, geboortedata, geboorteplaatsen, adressen) doorzoekbaar gemaakt. Meestal gaat het om gegevens over personen, maar ook adresgegevens komen voor. Slechts een selectie van bronnen is via een Index doorzoekbaar gemaakt - je vindt hier dus niet álle namen uit álle archieven. Per brontype is een toelichting gemaakt, waarin staat uitgelegd wat je kunt vinden en hoe je (verder) inhoudelijk onderzoek kunt doen.
Onderstaande uitleg is te gebruiken bij zoeken in de Indexen op een pc (niet op mobiel).

Datum

Het veld 'datum' bevat in eerste instantie de datum van een gebeurtenis (bijvoorbeeld doop, huwelijk, registratie). Is deze niet bekend, dan bevat dit veld de geboortedatum van de vermelde persoon. Is ook de geboortedatum niet bekend, dan is in het datumveld de laatst mogelijk datum van het betreffende inventarisnummer vermeld.

Met de periode-slider kun je jouw zoekresultaten verfijnen op een periode. Wil je zoeken op een precieze datum? Dan vul je deze gewoon in als zoekterm in het zoekveld voor vrij zoeken ('Zoek in alle velden'). Het is mogelijk een datum in één keer te combineren met andere termen in het zoekveld, bijvoorbeeld: bakker hoorn 03-03-1832.

Naam

Zoeken kan op voornaam, achternaam en tussenvoegsel en op meerdere namen tegelijk. Gebruik een zogenaamde wildcard * als je twijfelt over de spelling van een naam. Bijvoorbeeld R*eboom voor Rozeboom, Rozenboom, Roseboom enzovoort. Houd er rekening mee dat de namen letterlijk zijn overgenomen uit de bron, waardoor ook namen als Wilha (voor Wilhelmina) of Johs (voor Johannes) kunnen voorkomen.

Vrij zoeken

Er is geen apart zoekveld voor adresgegevens. Je kunt op een adres zoeken door het adres in te voeren bij vrij zoeken ('Zoek in alle velden'). Door vervolgens te filteren op brontype of periode kun je jouw opbrengst verkleinen.

In veel Indexen zijn extra gegevens uit de bron ingevoerd, zoals een standplaats (Marktkaarten), een naam van een schip (Averijgrossen), een locatie-omschrijving (Notariële Archieven) of een beroep (Bevolkingsregister 1851-1853). Deze gegevens zijn vaak maar voor een bepaald brontype ingevoerd. Er is geen apart zoekveld voor, maar je kunt wel zoeken op deze termen via vrij zoeken. Dit geldt ook voor het zoeken op een exacte datum.

Zoekopties

In het zoekveld bij de Indexen kunt je meerdere zoekopties gebruiken. Deze onderstaande tabel wordt zichtbaar wanneer je op het vraagteken-icoontje klikt (weer sluiten door op het kruisje te klikken).

Een fout in een index

Bij het maken van een index worden de gegevens letterlijk overgenomen uit het document waar de index naar verwijst. Maar het kan zijn dat bij het overnemen een fout wordt gemaakt. Als je ons wijst op zo’n fout, herstellen we die zo snel mogelijk. Denken we dat de persoonsgegevens wel correct door ons zijn overgenomen, dan beantwoorden wij met een toelichting op onze interpretatie van het document.

Bij de invoer in een index worden de gegevens niet gestandaardiseerd, geïnterpreteerd of geverifieerd aan de hand van andere documenten. Als een persoonsgegeven in het document niet volledig is of niet juist is gespeld, dan is dat dus ook zo in de index. Hoewel de gegevens niet correct kunnen zijn, is hier geen sprake van een fout in de index en een dergelijke ‘fout’ corrigeren we niet.

Bij het leggen van koppelingen tussen de gegevens in de index en de scan van een document kunnen ook fouten worden gemaakt. Meld ons een foute koppeling, dan gaan we op zoek naar de juiste scan en herstellen deze zo snel mogelijk.

Het Stadsarchief corrigeert alle fouten in indexen. Het maakt dus niet uit of deze fouten gegevens betreffen over jezelf, over overleden of niet-overleden personen. Op dezelfde wijze worden ook correcties op fouten in beschrijvingen van documenten in inventarissen of in de Beeldbank gecorrigeerd.

Fouten kun je melden door een mailtje te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Het maken van een index

Het maken van indexen is monnikenwerk. Oorspronkelijk werden alle delen van een bepaalde bron doorgebladerd en werden de gewenste gegevens (vaak waren dat alle namen, geboortedata en geboorteplaatsen) met de hand (en later met de typemachine) op losse blaadjes of kaarten overgenomen. Dit kon alleen in het archief zelf gebeuren - of mensen kregen papieren kopieën van de bron mee naar huis. De gemaakte kaarten werden vervolgens alfabetisch geordend, of in kaartenbakken bewaard óf samengevoegd in zogenaamde klappers, kleine boekjes. De klappertjes van verschillende indexen hebben nog lange tijd in het Informatiecentrum van het Stadsarchief gestaan.

Aan het begin van de 21ste eeuw werd online archievenonderzoek gangbaar. Een aantal van onze getypte bronnen of getypte klappertjes zijn toen in India ingevoerd, zodat ze digitaal doorzoekbaar werden. Omdat er bij deze indexen nogal wat bewerkingsslagen zijn geweest (van oorspronkelijke bron naar papieren klappertje naar gedigitaliseerd klappertje naar digitale index) is hier de kans op fouten of verkeerde koppelingen het grootst. De index op de begraafregisters is hier een voorbeeld van.

Omdat de vraag naar digitale indexen almaar toenam, heeft Stadsarchief Amsterdam in 2010 het initiatief genomen crowdsourcingsplatform VeleHanden.nl te starten. Sinds 2011 kunnen vrijwilligers daar in een online omgeving helpen archiefbronnen doorzoekbaar te maken. Omdat eenzelfde scan altijd door twee verschillende mensen wordt ingevoerd, is de kans op fouten in deze indexen veel kleiner. Het Stadsarchief heeft in de loop der jaren diverse projecten uitgevoerd op VeleHanden - je vindt hier een overzicht.

Niet-openbare indexgegevens

Niet alle gegevens in onze Indexen zijn openbaar. Alle kaarten waarvan de kaarthouder korter dan honderd jaar geleden geboren is - en dus mogelijk nog in leven - zijn niet in te zien via de website. 

Aan icoontjes die gebruikt worden in het overzicht, kun je zien of je met openbare of niet-openbare gegevens te maken hebt:

Het bovenste icoon geeft aan dat de gegevens niet-openbaar zijn, het middelste icoon (leeg) geeft aan dat er nog geen scan is gekoppeld en het onderste icoon geeft aan dat het record openbaar is en aan een scan is gekoppeld.

Als de kaarthouder bewijsbaar is overleden, kunnen de gegevens openbaar worden gemaakt. Een bewijs is bijvoorbeeld een rouwkaart of -advertentie, of een foto van een grafsteen. Stuur dit bewijs op naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., dan zorgen wij dat de kaart binnen twee weken is in te zien op de website.

Jouw eigen gegevens kun je altijd inzien. Kom hiervoor naar de balie in ons Informatiecentrum, met een geldig legitimatiebewijs.