Aanvraag originelen

Inleiding

Het Stadsarchief Amsterdam is een openbare instelling en vrij toegankelijk. Iedereen kan op onze studiezalen iets uitzoeken of spannende nieuwe dingen vinden.

Net zoals ons gebouw openbaar is en open staat voor iedereen, zo zijn ook de archieven en collecties die wij bewaren in principe openbaar. Iedereen mag van de archieven en collecties gebruik maken zoals omschreven in het Reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het Stadsarchief Amsterdam. Dat betekent dat in principe alle archiefstukken, bibliotheekboeken, foto´s, tekeningen en andere onderdelen van de archieven en collecties vrij ter inzage zijn.

U raadpleegt de stukken hetzij in origineel op uw tafel hetzij in reproductie in een leesapparaat of digitaal op één van de computers in de studiezalen. Wilt u een document in origineel zien, en is de inzage toegestaan, dan moet u dat aanvragen en wordt het stuk uit het depot naar de studiezaal gebracht. In principe worden gereproduceerde documenten niet in origineel ter inzage gegeven. Alleen wanneer de reproductie niet voldoet mag, na toestemming van een studiezaalmedewerker, een gereproduceerd document in origineel worden ingezien.

Welke originele documenten kan ik aanvragen?

U kunt alle documenten aanvragen die openbaar, raadpleegbaar en aanvraagbaar zijn. Op bepaalde onderdelen van archieven en collecties kan een openbaarheidsbeperking rusten. Dat kan bijvoorbeeld zijn om redenen van privacybescherming van in leven zijnde personen.

Maar er kunnen redenen zijn waarom in individuele gevallen toch toestemming wordt verleend om een stuk waarop een openbaarheidsbeperking rust in te zien. Informatie over het indienen van een aanvraag daarvoor vindt u in het aanvragen van niet openbaar archief.

Om redenen van conservering of veiligheid kunnen beperkingen worden gesteld aan de raadpleegbaarheid van originele stukken. Deze stukken zijn vaak in reproductie ter inzage. Wanneer u informatie nodig hebt die niet uit de reproductie kan worden afgeleid kan de medewerker van de informatiebalie u toestemming verlenen om niet raadpleegbare stukken aan te vragen. Hij kan hier speciale inzagecondities aan verbinden, zoals het gebruik van steunen voor de boeken, het dragen van door ons verstrekte handschoenen of het raadplegen onder begeleiding.

Archieven en collecties of onderdelen daarvan zijn niet aanvraagbaar als ze niet geïnventariseerd of gecatalogiseerd zijn. Inzage is dan alleen op afspraak mogelijk. Informatie daarover vindt u in het aanvragen van niet geïnventariseerd archief.

Hoe vraag ik archiefstukken aan?

Archiefstukken vraagt u aan met behulp van de computers in het Informatiecentrum. U heeft daarbij een op de dag van uw bezoek bij de receptie geregistreerde archiefpas nodig; het hierop vermelde pasnummer of de hierop aangebrachte streepjescode invullen c.q. laten scannen, voordat men begint met aanvragen. Daarnaast heeft u (minimaal) nog drie nummers nodig, te weten het tafelnummer (soort bezoekersnummer; heeft geen betrekking op een bepaalde tafel), het toegangsnummer en het inventarisnummer.
Een kaartje met nummer wordt u op aanvraag bij de informatiebalie in het Informatiecentrum uitgereikt. Dit is uw tafelnummer. Dit moet op het aanvraagscherm worden ingevuld. De tafelnummers verschijnen op lichtkranten, die zijn aangebracht in de studiezaal en in het Informatiecentrum. Wanneer uw tafelnummer op de lichtkrant is verschenen kunt u de door u aangevraagde stukken in de Studiezaal bij de balie ophalen en aldaar bestuderen. Voor inzage van kostbare werken krijgt u een tafel toegewezen.

Alle archieven hebben een toegangsnummer en alle onderdelen van een geïnventariseerd archief hebben een inventarisnummer. U vindt deze nummers in de Archiefbank of in de geprinte versies van het Overzicht van Archieven en Collecties en van de Archiefinventarissen in het Informatiecentrum.

Hoe vraag ik bibliotheekmateriaal aan?

Bibliotheekmateriaal kan in het Informatiecentrum per computer aangevraagd worden.

Hoe vraag ik originelen aan uit de beeldcollecties?

Foto’s, prenten, tekeningen en ander beeldmateriaal zoekt en raadpleegt u via de Beeldbank. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk de originelen te zien. Hiervoor kunt u een mail sturen naar info@stadsarchief.amsterdam.nl.

Hoe vraag ik bewegend beeld- en geluidsmateriaal aan?

Voor het raadplegen van en informatie over bewegend beeld- en geluidsmateriaal en ook voor nadere informatie over beeldrechten en levering kunt u ons mailen naar info@stadsarchief.amsterdam.nl.

Hoe lang duurt het voordat aangevraagde stukken er zijn?

Alle aangevraagde stukken moeten worden gehaald uit de depots. Het ophalen van stukken neemt enige tijd in beslag. De eerste stukken (uit archieven of uit de bibliotheek) die u aanvraagt liggen in ieder geval binnen een half uur voor u gereed bij de uitgiftebalie.

Wij adviseren u, wanneer u meerdere stukken uit een archief wilt inzien, de aanvragen tegelijk te plaatsen en indien mogelijk stukken te reserveren. Er kan een maximum worden gesteld aan het aantal stukken dat voor u wordt gehaald en gereserveerd.

Hoe worden stukken aan mij uitgereikt?

Wanneer de stukken uit het depot zijn gehaald en gereed liggen bij de uitgiftebalie in de studiezaal verschijnt uw tafelnummer op de lichtkranten. Op vertoon van uw dag-/archiefpas krijgt u uw aanvragen in de studiezaal bij de uitgifte- en retourbalie uitgereikt. Per keer wordt niet meer dan één item uitgereikt. Wel kunt u meerdere aanvragen tegelijk plaatsen.

Wat mag ik doen met aan mij uitgereikte stukken?

De stukken worden uitgereikt voor 'gebruik'. Volgens onze Gebruiksvoorwaarden wordt onder 'gebruik' verstaan: het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in art. 14 van de Archiefwet 1995. Conform dit reglement mag de gebruiker de hem ter gebruik verstrekte stukken op geen enkele wijze ontvreemden, beschadigen of de volgorde van losse stukken wijzigen en bent u aansprakelijk voor het toebrengen van eventuele schade aan de stukken. Voor het maken van fotokopieën of foto's van de stukken zijn op basis van dit reglement regels en tarieven vastgesteld.

Hoe retourneer ik stukken?

De archief- of bibliotheekstukken die u heeft ingezien geeft u persoonlijk af aan een medewerker van de uitgiftebalie. Hij neemt de stukken in ontvangst en registreert de inname. Hierna bent u niet meer aansprakelijk voor het gebruik van de stukken conform het Reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het Stadsarchief Amsterdam.

Kan ik stukken reserveren voor mijn volgende bezoek?

Bezoekers die een archiefpas hebben kunnen stukken reserveren. Bij de receptie in de hal krijgt u op vertoon van uw persoons- en adreslegitimatie een gratis archiefpas die drie jaar geldig is.
U kunt stukken die u tijdens een bezoek aan de studiezaal aangevraagd hebt, maximaal 14 dagen op uw naam reserveren. De stukken worden dan aan het eind van de dag niet naar hun plaats in het depot geretourneerd, maar worden geborgen in een bewaarstelling. Wanneer u de stukken (opnieuw) wilt inzien vraagt u deze op bovenomschreven wijze aan. Binnen 5 minuten zijn de stukken voor uitgifte gereed. Onder bepaalde omstandigheden kunnen reserveringen niet gehonoreerd worden. Informatie hierover krijgt u via de uitgiftebalie op de Studiezaal.

Kan ik stukken reserveren vóórdat ik kom?

Als u een archiefpas heeft kunt u voor 16.00 uur per e-mail stukken aanvragen die u de volgende dag wilt inzien. Hiervoor geldt een maximum van tien inventarisnummers.

U stuurt aan info@stadsarchief.amsterdam.nl een e-mail met daarin uw naam, archiefpasnummer, de datum van uw bezoek en de nummers van de stukken die u aanvraagt. Onder bepaalde omstandigheden kunnen reserveringen niet gehonoreerd worden. Informatie hierover krijgt u via de informatiebalie op de Studiezaal.

Laatst bijgewerkt op 11 juni 2015
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<