5177: Archief van de Secretarie; Afdeling Financiën, Rekenkamer en Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster

Algemene kenmerken

Toegangsnummer:

5177

Periode:

1812 - 1956

Inleiding

De secretarie afdeling Financiën en haar verhouding met de Gemeente ontvanger en de belastingdienst, 1812-1949 (met enkele latere stukken tot en met 1956)

Thesaurie en afdeling Financiën

De secretarie afdeling Financiën is ontstaan uit de oude Thesaurie. Tot 1808 bestond de administratie ten stadhuize in hoofdzaak uit de onderdelen Secretarie, Thesaurie en Rekenkamer. In 1808 werd de Rekenkamer bij de Thesaurie ondergebracht. Ook werden er ter Thesaurie twee Commissariaten ingesteld: het Commissariaat over de Publieke Werken en dat over de Gesubsidieerde Gestichten. De twee hoofdafdelingen Thesaurie en Secretarie werden door het Franse bestuur voor het eerst echt als zodanig betiteld: de Thesaurie werd Eerste Divisie, de Secretarie Tweede Divisie genoemd. Een belangrijke vernieuwing bij de Eerste Divisie was de instelling van een apart Secretariaat in 1812. Op dit Secretariaat werd de correspondentie van de Eerste Divisie behandeld en de nieuw ingevoerde indicateur bijgehouden. Deze verving het verbaal van de Thesaurier . Eveneens van Franse oorsprong was de verheffing van de vroegere `Penningmeester ter Thesaurie' tot Gemeente ontvanger, met een aparte status, en de creatie van een belastingdienst onder de `Directeur voor het Stedelijk Octrooi'.

Met deze hervormingen werd de basis gelegd voor de verdere ontwikkeling van de financiële instellingen van de gemeente in de negentiende eeuw. Het Ontvangerschap bleef als aparte instelling bestaan, evenals de belastingdienst, nu onder leiding van een Commissaris van de Stedelijke Accijnzen en Belastingen. Ten stadhuize bleven naast elkaar bestaan een Secretarie (ook wel genoemd de `Algemene' of `Politieke' Secretarie) en een Thesaurie. De organisatie van de Thesaurie veranderde in 1814 en 1815 in zoverre, dat het door de Fransen ingestelde Secretariaat ter Thesaurie werd verheven tot enige subafdeling naast de Rekenkamer. Het Commissariaat over de Gesubsidieerde Gestichten verdween. Deze werden bij het Secretariaat ter Thesaurie ondergebracht. De Commissaris over de Publieke Werken kreeg een aparte positie, zij het onder de verantwoordelijkheid van de Thesaurier .

De centrale figuur in de gemeentelijke financiën was uiteraard de Thesaurier, na 1824 de Wethouder voor de Financiën. Volgens zijn instructie uit 1814 had de Thesaurier het Bestuur over de geldmiddelen der stad, derzelver Goederen en Bezittingen [...] in 't bijzonder over het Fabriekambt [...] en [...] over de uit Stadscassa gesubsidieerde Publieke Gestichten [artikel 1] . Hij had echter `in persoon gene Gelden onder zijne eigene bewaring [...]'. De kas van de gemeente werd beheerd door de Gemeente ontvanger. De Thesaurier controleerde slechts of dit op correcte wijze gebeurde (artikel 4.7). Hij moest jaarlijks een begroting en een rekening opstellen en de inrichting van de `finantieele schrifturen' daaraan aanpassen (artikel 8.16). Dit laatste geschiedde op de Rekenkamer, die was belast

met het houden der finantieele boeken, ingericht ingevolge de stedelijke jaarlijkse staat van ontvang en uitgaaf; verder met het colligeren der stukken dienstig tot het opmaken der Stedelijke Jaarlijksche Administratiereekening, met het naarzien van alle de inkomende reekeningen, het registreren van dezelve (en) van alle ordonnantiën tot betaling [...] .

De Rekenkamer hield, kortom, de boeken bij. Overigens was ook de inrichting daarvan volgens de rekeninghoofden een Franse hervorming .

De Thesaurier moest verder volgens zijn instructie `een behoorlijk register houden van alle stukken tot zijne verrigtingen betrekkelijk', de indicateur dus . Dat gebeurde op het Secretariaat ter Thesaurie. Dit Secretariaat behandelde de generale correspondentie over de finantiële zaken, en alles wat de publieke verpachtingen, de verhuringen en in het algemeen alles wat de stadsgeldmiddelen en belastingen aangaat .

Deze structuur bleef intact tot er tussen 1824 en 1830 enkele reorganisaties plaatsvonden. In 1824 werd de functie van Thesaurier opgeheven en werd er een Wethouderschap voor de Financiën ingesteld. Het reglement voor de Wethouder uit 1825 week echter niet fundamenteel af van de hiervóór aangehaalde instructie voor de Thesaurier.

Van meer belang voor de taakuitvoering en de archiefvorming bij de Thesaurie was de oprichting van het Amortisatiefonds in 1827. Dit Fonds had als doel de oude stedelijke schulden te saneren. Het kon daartoe onder andere beschikken over de opbrengsten van de verhuringen en de verpachtingen van stadseigendommen. Ook het beheer van deze eigendommen ging over op het Amortisatiefonds. De taak van de Thesaurie bleef beperkt tot het bijhouden van de verhuurboeken. In 1852 werd het Fonds opgeheven. De werkzaamheden betreffende de amortisatie van de stadsschulden kwamen rechtstreeks onder Burgemeester en Wethouders, de overige aan de Commissie tot het Beheer van de Stedelijke Rentegevende Eigendommen. Deze Commissie heeft bestaan tot 1892. In dat jaar werd haar werk overgenomen door de secretarie afdeling Financiën A (sinds 1914 afdeling Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster, zie hieronder) . In 1828 werden de Gesubsidieerde Gestichten ondergebracht bij een nieuwgevormde afdeling Armwezen en Onderwijs. De Publieke Werken werden pas in 1850 ondergebracht in een zelfstandige afdeling. In 1830 kwam er op de `Algemene' of `Politieke Secretarie' een schrijfkamer, die `de expeditie en het schriftuurwerk' op het stadhuis ging verrichten. Het secretariaatswerk werd daardoor grotendeels aan de Thesaurie zelf onttrokken, zoals blijkt uit het feit dat de enige daar werkzame kommies tevens was geëmployeerd bij de Stedelijke Ontvanger. Hij had met andere woorden weinig secretariaatswerk te doen . Het begrip Secretarie als aanduiding voor de hele administratie ten Stadhuize kwam echter pas na de invoering van de Gemeentewet in zwang. Naar aanleiding daarvan merkten Burgemeester en Wethouders in 1852 op

Dat het de bedoeling van de Wetgever is geweest om onder de woorden Ambtenaren en Bedienden bij de Plaatselijke Secretarie te verstaan alle die Ambtenaren en Bedienden die, bij eenige afdeeling der Stedelijke Administratie werkzaam, geacht kunnen worden, onder het toezigt van den Secretaris als het hoofd van eene algemeene Stedelijke Secretarie te staan. En inderdaad, hoewel de veelvuldigheid en uitgebreidheid der werkzaamheden aan het beheer der zaken van eene Stad als Amsterdam verbonden, het noodzakelijk maken dat het in verschillende afdeelingen worde gesplitst, en de bewerking der daartoe behoorende stukken meer bepaald onder het toezigt van de Ambtenaren aan het hoofd dier afdeelingen geplaatst geschiede, kan het, naar ons oordeel, aan geen redelijken twijfel onderhevig zijn of die afdeelingen moeten volgens den geest der Wet beschouwd worden als onderdeelen der Secretarie van de Gemeente [...] .

Formeel kan dus pas sinds die tijd van een secretarie afdeling Financiën worden gesproken.

De Gemeente ontvanger

De Gemeente ontvanger kan daartoe per se niet worden gerekend. Hoewel hij nauw samenwerkte met de Thesaurie of de afdeling Financiën moet hij als een aparte stedelijke instelling worden beschouwd. Zoals gezegd beheerde hij de kas van de gemeente. Volgens zijn instructie uit 1816, die weer op de Franse regeling terugging , deed hij alle betalingen voor de gemeente, maar alleen na machtiging door de Burgemeesters en de Thesaurier, en na registratie in de boeken van de Rekenkamer (artikelen 4, 5 en 7). Verder was hij belast met de ontvangst van alle buitengewone en gewone stedelijke middelen [...] en hij incasseert het daarvoor bestemde [...] [artikel 1]. Uit dien hoofde is hij verplicht zorg te dragen dat alle opbrengsten welke [...] rechtstreeks in de stadscassa moeten komen ter richtigen tijd geschieden, mitsgaders dat alle stedelijke Collegiën en Ambtenaren welke met de Perceptie van eenige Stedelijke inkomsten gechargeert zijn op behoorlijke en bepaalde termijnen hunne Ontvangsten verantwoorden en overstorten [...] [(artikel 10]. De Ontvanger was dus volgens deze instructie weliswaar belast met de invordering van de stedelijke inkomsten, maar in de praktijk kon hij die overlaten aan een aparte belastingdienst en allerlei ontvangers van specifieke gelden en middelen. Over de belastingdienst komen wij nog te spreken. De overige ontvangers inden in het algemeen geen belastingen maar retributies, betalingen voor geleverde diensten dus, zoals marktgelden, schoolgelden, begrafenisgelden, precario, etcetera. Sommige van deze inkomsten werden bij de Rekenkamer geïnd , voor andere bestonden aparte ontvangstkantoren. In de toelichting bij de instructie voor de Gemeente ontvanger naar aanleiding van de Gemeentewet van 1851 merkten Burgemeester en Wethouders op, dat deze toestand een Amsterdamse bijzonderheid was. De Gemeentewet belastte de Ontvanger nadrukkelijk met `de invordering van alle de inkomsten en ontvangsten der gemeente [...]' (artikel 113). Maar volgens Burgemeester en Wethouders hebben de veelsoortige bestanddeelen, waaruit de Stedelijke Ontvangsten zijn tezamen gesteld, zoowel als de uitgebreidheid der Gemeente, de noodzakelijkheid doen geboren worden om de belastingschuldigen in de gelegenheid te stellen op onderscheidene plaatsen en bij verschillende ambtenaren zich van hunne verpligting te kwijten [...] .

In 1870 waren er nog afzonderlijke ontvangers voor de marktgelden, begrafenisgelden, precario en restitutie van verplegingskosten. Pas in 1875 werden deze bij de Gemeente ontvanger ondergebracht. Nergens blijkt, dat de bijzondere ontvangers vóór die tijd aan de Gemeente ontvanger ondergeschikt waren. Zij vielen rechtstreeks onder Burgemeester en Wethouders en waren slechts verplicht hun inkomsten op bepaalde tijden in de kas van de Ontvanger over te storten.

De belastingdienst

Dit gold ook voor de belastingdienst, eveneens een van oorsprong Franse instelling. Vóór 1812 bestond die feitelijk niet; er bestond althans geen ambtenarenapparaat om de belastingen te innen. De invordering geschiedde meestal door vanwege de stad aangestelde werkers, zoals turfdragers, waagdragers en bierdragers, die tevens diensten verrichtten voor de belastingplichtigen. De heffing van de imposten vond plaats bij het verbruik, dus de bierimpost bij de tappers, het gemaal bij de bakkers etcetera.

Het Franse systeem bracht hierin verandering. De Fransen begonnen de verbruiksbelasting bij het inkomen te vorderen, dus bij de stadspoorten en andere toegangen. Voor het bezetten van de ontvangstkantoren aan de poorten en grachten werden aparte beambten aangesteld. Daarmee was voor het eerst sprake van een heuse belastingdienst . Deze dienst was formeel geen stedelijke instelling, maar onderdeel van de centraal geleide `Directie van de Verenigde Rechten'. Eén van die droits réunis waren de zogenaamde octrois, plaatselijke belastingen op het verbruik van vooral voedingsmiddelen, maar ook op brandstoffen en bouwmaterialen. Deze `octrooien' werden uniform in het Franse rijk ingevoerd en vervingen de van oudsher bestaande stedelijke imposten . Na het vertrek van de Fransen in november 1813 bleven de octrois voorlopig van kracht en de employés in dienst . Bij Soeverein Besluit van 23 december 1813 werden de droits réunis en de octrois afgeschaft. De instelling van een plaatselijke belastingdienst en de regeling van de stedelijke accijnzen werd aan de gemeenten overgelaten. Op grond hiervan werd per januari 1814 een nieuwe organisatie ingevoerd, die grotendeels op het Franse voorbeeld terugging. Het hoofd van de dienst werd `Commissaris voor de Stedelijke Accijnzen en Belastingen' genoemd. Onder hem stond een `Penningmeester', die algemeen ontvanger van de accijnzen was (wel te onderscheiden van de Gemeente ontvanger) en tevens bijzondere ontvanger van het lantaarn , brandspuit en wachtgeld (tot 1822). Op de verschillende ontvangkantoren bij de toegangspoorten waren bijzondere ontvangers actief. Verder werd voor de inning weer gebruik gemaakt van beëdigde werkers, wegers enzovoorts .

Niet alleen de organisatie van de belastingdienst, ook de Franse regelingen ten aanzien van het octrooi werden grotendeels overgenomen. Het per 1815 ingevoerde reglement op de stedelijke belastingen ging in feite op het tot dan toe geldende Franse reglement terug . Alleen de consumptie van tarwe en rogge werd door de octrois niet belast. Daarop werd met ingang van 1 december 1816 de accijns op het gemaal geheven. De belangrijkste aan accijns onderhevige artikelen waren verder: vlees (het `geslacht'), sterke dranken en wijn, brandstoffen, bouwmaterialen en sinds 1834 boter. Per 1 januari 1856 werden de accijnzen op het gemaal, op het schapen en varkensvlees en op de bouwmaterialen afgeschaft. In plaats daarvan werd overgegaan tot de heffing van een plaatselijke directe belasting naar het inkomen. Met ingang van 1 juni 1866 werden ook de overige door de gemeente geïnde accijnzen afgeschaft . Dit gebeurde overigens op grond van een parlementair besluit om alle plaatselijke verbruiksbelastingen af te schaffen. Alleen voor bepaalde bij de wet genoemde gemeenten bleven plaatselijke accijnzen toegestaan .

De afschaffing van de laatste door de gemeente geïnde accijnzen was aanleiding om de belastingdienst op te heffen. Na een lange voorbereiding kreeg dit in 1875 zijn beslag. De werkzaamheden van de belastingdienst werden overgebracht naar de secretarie afdeling Financiën en de Gemeente ontvanger. De inning van de belastingen geschiedde voortaan door de Ontvanger; de afdeling Financiën werd belast met het opstellen van de kohieren .

Reorganisaties en afsplitsingen, 1875-1928

De reorganisatie van 1875

Het is van belang bij de reorganisatie van 1875 stil te staan, omdat het voorbereidende rapport inzicht geeft in de op dat moment bestaande organisatie en de werkwijze van de secretarie afdeling . Tot 1875 bestond de afdeling uit twee onderafdelingen. De eerste onderafdeling, in feite de voortzetting van het hiervóór genoemde Secretariaat ter Thesaurie, bestond behalve uit een hoofd commies, die de leiding gaf aan de hele afdeling Financiën, uit een commies redacteur, een tweede commies en drie klerken. De commies redacteur was tevens werkzaam voor de afdeling Algemene Zaken, bij de Commissie voor de Financiën en bij de administratie van de verschillende zandpaden. De tweede commies en de drie klerken verrichtten ook werk voor de Commissie voor de Stedelijke Rentegevende Eigendommen. Dit bestond hoofdzakelijk uit het bijhouden van de registers van de verhuringen en van het precario .

De tweede onderafdeling (de Rekenkamer) was onder andere belast met de voortdurende controle op de verschillende ontvangsten door sub ontvangers te innen [...]. Die controle bestaat daarin, dat de sub ontvanger, alvorens bij den Gemeente ontvanger te storten, zijn boek van ontvangst ter Rekenkamer overlegt, waaruit aldaar het bedrag wordt overgenomen, dat hij storten moet, terwijl hij vervolgens, onder openlegging van hetzelfde register, zijn storting ten kantore van den Gemeente ontvanger verrigt .

Behalve de belastingdienst en de aparte kantoren voor de ontvangst van onder andere begrafenisrechten en precario werd in 1875 ook deze dubbele controle door de Rekenkamer afgeschaft. Wèl bleef de Rekenkamer belast met het afgeven van de ordonnantiën tot betaling en het boeken op de verschillende artikelen der begroting. Als vanouds moest zij erop toezien, dat inkomsten en uitgaven volgens die begroting werden gedaan .

Na 1875 bestond de afdeling Financiën uit drie onder afdelingen: de 1e (het vroegere `Secretariaat', de 2e (de `Rekenkamer'), en een 3e onderafdeling voor de Plaatselijke Directe Belastingen, belast met het bijhouden der kohieren en registers. Deze onderafdeling werd ook afdeling Financiën B genoemd. Toch heeft deze reorganisatie van 1875 weinig sporen in de archiefvorming van de afdeling Financiën achtergelaten, omdat de stukken van de onderafdeling Belastingen bij de vorming van de secretarie afdeling Belastingen in 1906 bij het archief van die afdeling zijn gevoegd .

De reorganisaties van 1894 en 1906

Van meer belang voor de archiefvorming was de reorganisatie, die in 1894 zijn beslag kreeg. Bij de toenemende werkzaamheden van de onderafdeling Belastingen werd het als een bezwaar gevoeld, dat de Rekenkamer geen toezicht hield op de eigenlijke inning van de belastingen. Zij ontving weliswaar van de verschillende comptabele ambtenaren maandstaten van de gedane ontvangsten en bewijzen van overstorting bij de Gemeente ontvanger, maar in de verdere boekhouding had zij geen inzage. Om de controle en de administratie van de belastingen dichter bij elkaar te brengen werden de onderafdelingen Belastingen en Rekenkamer onder één hoofd gebracht. Samen werden ze afdeling Financiën B genoemd en afgescheiden van de oude afdeling Financiën, die voortaan Financiën A heette. Het gehele toezicht op alle ontvangsten en uitgaven werd opgedragen aan een `Inspecteur der Gemeente financiën', de chef van de afdeling Financiën B, die zoals gezegd bestond uit de onderafdelingen Belastingen en Rekenkamer . Twaalf jaar later bleek deze samenvoeging al niet meer te voldoen. In 1906 werd de onderafdeling Belastingen van de afdeling Financiën B afgesplitst. In de voordracht daartoe aan de Raad stelden Burgemeester en Wethouders, met een geheel tegengestelde argumentatie, dat de Rekenkamer als een zelfstandige afdeling moest functioneren:

achten wij het wel zoo goed, dat de Rekenkamer, wier taak het is financieel toezicht uit te oefenen op alle takken van den gemeentedienst en dus ook op de onderafdeeling Belastingen [...], geheel vrij en afgescheiden van elk der andere afdeelingen of diensten staat .

Daarom werd voorgesteld dat van de tegenwoordige afdeeling Financiën B worde afgescheiden de onderafdeeling Belastingen en deze laatste [...] tot een afzonderlijke afdeeling Belastingen worde gemaakt. Deze kan alsdan worden gelaten onder de leiding van den Hoofd controleur der gemeentebelastingen, terwijl de afdeeling Financiën B voor het overige onder het beheer blijft van den Inspecteur der gemeentefinanciën, die behoudens het bovenstaande belast blijft met den vollen omvang van de hem bij zijne instructie opgelegde taak .

Sinds 1 januari 1906 functioneerde aldus een afzonderlijke afdeling Belastingen. Het archief van deze afdeling (archief 5178) bevat ook de archieven van de daaraan voorafgaande onderafdeling Belastingen van Financiën B (1894-1905) en de onderafdeling Financiën B (belastingen) (1875-1893). De afdeling Financiën A (1894-1914) en de afdeling Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster (1914-1928)

Afgezien van de (onder)afdeling Belastingen bestonden er dus na 1894 twee afdelingen Financiën, namelijk A en B (Rekenkamer), die afzonderlijke archieven hebben gevormd. Dit blijkt vooral uit het feit, dat de correspondentie van deze afdelingen sinds 1894 apart werd bewaard en werd geboekt in eigen indicateurs . Nadat er voor het beheer van de Gemeentebedrijven (aanvankelijk bij Financiën A) in 1898 een eigen secretarie afdeling was gevormd (archief 5184), werd de afdeling Financiën A in maart 1914, in overeenstemming met de haar resterende taken, omgedoopt in afdeling Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster.Deze afdeling heeft bestaan tot mei 1928. Het grootste deel van de werkzaamheden ging toen over naar het Grondbedrijf (onderdeel van de dienst Publieke Werken, archief 5213). Dat geldt niet voor het onderdeel Kadaster: de kadastrale registers (de dubbelen van het kadaster) werden geplaats op de Tekenkamer, rechtstreeks onder de Gemeentesecretaris . Deze zijn dus in laatste instantie geen onderdeel van één van de secretarie afdelingsarchieven geweest. Hoewel zij eigenlijk geen archief zijn, hebben zij daarom wel een eigen archiefnummer gekregen (nummer 5358).

De afdeling Financiën B (Rekenkamer), sinds 1914 afdeling Financiën

Reorganisatie van 1914

In 1914 gaan de werkzaamheden van de Afdeling Financiën A over in de afdeling Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster. Er is hierbij geen sprake van een duidelijke breuk in werkzaamheden of organisatie. In 1928 gaat het grootste deel van de werkzaamheden van de afdeling REPK over naar het Grondbedrijf (onderdeel van de dienst Publieke Werken). Slechts het onderdeel Kadaster ging niet over naar het Grondbedrijf. De kadastrale registers werden geplaatst op de Tekenkamer welke rechtstreeks viel onder de Gemeentesecretaris.

Met de naamsverandering van de afdeling Financiën A in afdeling REPK in 1914 verviel de noodzaak de financiële afdelingen A en B te onderscheiden. Sinds 1914 heet Financiën B (dus de onderafdelingen Belastingen en de Rekenkamer) gewoon weer afdelingen Financiën. Deze afdeling bestond uit vier bureaus:

  1. Rekenkamer;
  2. Couponkamer;
  3. Indicateur;
  4. Accountantsafdeling.

Taken afdeling Financiën

Uit de archieven van afdeling financiën kan afgelezen worden dat het takenpakket dat de gemeente Amsterdam tot eind 19de eeuw - naast de gebruikelijke taken als het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen - zich hoofdzakelijk bezig hield met taken op het gebied inkomsten, dus het innen van gemeentelijke belastingen, en onderhoud van waterwegen, havens en wegen in het algemeen. De gemeente hield zich dus hoofdzakelijk bezig met de uitvoering van taken die niet expliciet waren neergelegd bij particuliere instellingen.Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de zorg aan armen en om nutsvoorzieningen als telefoon en gas voorzieningen. Tot eind 19de eeuw werd de sociale zekerheid geregeld door burgers. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld telefonie- en gasvoorzieningen.

Nutsvoorzieningen

Tot de naasting van een Amsterdams telefoonbedrijf in 1896 door de gemeente werd de exploitatie van een voor het publiek bestemde telefoonnetwerk gegund aan de Naamloze Vennootschap "de Nederlandsche Bel Telefoon Maatschappij". Dit bedrijf mocht dus ook een netwerk voor telefonie in Amsterdam aanleggen en beheren. Vanaf 1896 nam de gemeente het beheer van de telefonie netwerken over getuige een akte uit het jaar 1896 betreffende de levering van een telefooncentrale door de firma R. Stock en Bo gevestigd in Berlijn aan de gemeente Amsterdam. En ook een akte uit het jaar 1895 betreffende de levering van telefoonkabels en andere voorzieningen ten behoeve van de aanleg van een telefoonnetwerk met centrale in Amsterdam door de firma Siemens en Halske gevestigd te Berlijn. Ook de gasfabrieken zijn er in Amsterdam gekomen door particulier initiatief. Medio 1899 zijn de gasfabrieken in Amsterdam door de gemeente overgenomen getuige een overeenkomst betreffende het in gemeentedienst nemen van het personeel van de gasfabrieken van de Imperial Continental Gas-Association. Maar ook de eerste tram in Amsterdam was een particulier initiatief. Begin 20ste eeuw neemt de gemeente Amsterdam de Amsterdamse Omnibus Maatschappij over die tot toe de paardentrams in Amsterdam exploiteerde. De proces-verbalen van de jaarrekeningen van de Amsterdamse exploitant van paardentram, de "Amsterdamsche Omnibus Maatschappij", zijn om deze redenen dan ook opgenomen in het archief van de afdeling Financiën.

Zorg en welzijn

De gemeente ondersteunde in financiële zin allerlei welzijn- en zorginstellingen. Maar in tegenstelling tot de periode na 1894 is er nog maar weinig directie bemoeienissen van de gemeente op het gebied van zorg aan armenlastige Amsterdammers. Ook was de gemeente tot 1894 nog maar op een beperkte mate betrokken bij de bouw van woningen voor minder bedeelden.

Pas na de invoering van sociale wetgeving door het vooruitstrevende-liberale kabinet Pierson (1897-1901) wordt de gemeente Amsterdam direct betrokken bij de zorg en welzijn van haar burgers op het gebied van onder andere onderwijs (Leerplichtwet 1901), bouw van arbeiderswoningen (Woningwet 1901), bijstand aan arbeiders die letsel hebben opgelopen in fabrieken waar zij werkten (Ongevallenwet 1901) en de zorg aan minderjarigen (Kinderwetten van 1901). De weerslag van de invoering van sociale wetgeving betekende voor de gemeente Amsterdam dat zij meer taken ging uitvoeren. In de archieven van de afdeling Financiën zijn van deze taken stukken te vinden.

Ziekenhuizen

Zo ontvingen zowel gemeentelijke- als particuliere ziekenhuizen van de gemeente financiële bijdragen voor de verzorging van patiënten. Om te beoordelen of deze ziekenhuizen, gemeentelijk- en particulier, een adequate rekening indienden bij de gemeente voor de zorg van hun patiënten zijn er enkele onderzoeken uitgevoerd gemeentelijke commissies . De door deze commissies aangeleverde rapportages zijn opgenomen in het archief van de afdeling financiën.

Politie en Brandweer

Onder de verantwoording van de gemeente viel ook de gemeentepolitie, brandweer, luchtbeschermingsdienst en de afdeling militaire zaken. Deze diensten legden ook financiële verantwoording af aan de gemeente. Dit werd met name gedaan door het aanbieden van begrotingen en jaarrekeningen. Daarnaast dienden zowel de gemeentepolitie als brandweer in de periode 1940-1945 extra begrotingsposten in die samenhingen met taken die een gevolg waren van de oorlogstoestand. Tevens zijn opgenomen in het archief stukken betreffende onderzoeken naar de organisatie (1927) van de brandweer. De gemeente heeft bijvoorbeeld in 1927 een onderzoek laten uitvoeren naar de organisatie van de Brandweer. De gemeente stelde dit onderzoek in vanuit het oogpunt van financieel belang.

Nalatenschappen

De gemeente Amsterdam beheerde ook nalatenschappen van overleden personen. Testamentair werd vaak bepaald dat bepaalde goede doelen ondersteund dienden te worden. Zo beheerde de gemeente een fonds waaruit de opleiding van jonge mannen tot predikant gefinancierd werd. De administratie van dit fonds was ondergebracht bij de afdeling financiën. De toewijzing van financiële ondersteuning werd uitgevoerd door een kerkelijke- of een algemene maatschappelijke organisatie.

Reorganisatie voorstel van 1937

Op voorstel van de wethouder van Financiën wordt op 1 mei 1937 de afdeling Financiën gesplitst in twee afdelingen, namelijk de Accountantsafdeling en de afdeling Financiën. Vanaf dat moment is de Accountantsafdeling verantwoordelijk voor alle accountantswerkzaamheden met inbegrip van de controle op de dienst Belastingen. Echter met uitzondering van de controle op de woningbouwvereniging.

Alle overige werkzaamheden die het gemeentelijk financieel beheer raken zijn vanaf 1 mei 1937 opgedragen aan de afdeling Financiën. Onder deze werkzaamheden wordt in elk geval verstaan:

  1. Werkzaamheden betreffende gemeentelijke begroting;
  2. Opmaak van de jaarrekeningen;
  3. Het beheer van de kasgelden;
  4. De voorbereiding en administratie van leningen, obligaties, emissies, coupons, e.d.;
  5. Opmaak van de bevelschriften tot betaling (mandatering);
  6. Het houden van de indicateur voor zowel de eigen afdeling als voor de Accountantsafdeling;
  7. Het samenstellen van financiële overzichten van de gemeentelijke financiën;
  8. Het behandelen van alle aangelegenheden van financiële aard welke niet de controle betreffen, namelijk:
a. Zaken betreffende de financiële verhoudingen tussen de gemeente en het Rijk;

b. Administratie van de werkeloosheidslasten;

c. Het uitbrengen van adviezen op onderwerpen die niet primair vallen onder de verantwoording van de Accountantsafdeling

In 1948 is aan deze lijst van taken toegevoegd de administratie van het leningsfonds van de gemeente Amsterdam. Gesteld kan worden dat de afdeling Financiën en haar voorgangers vanaf 1894 tot 1949 de in 1937 beschreven taken heeft uitgevoerd naast de al eerder beschreven taken die met name voortkwamen uit de invoering van sociale wetgeving begin 20ste eeuw. Daarnaast kwamen er vanaf eind 19de eeuw de nutsvoorzieningstaken bij. Voor het samenstellen van financiële overzichten van de gemeentelijke organisatie maakte de afdeling financiën ook gebruik van door andere organisatie aangeleverde financiële bescheiden. Het gaat hierbij met name om financiële bescheiden van zorg- en welzijnsinstellingen die gemeentelijke subsidie ontvingen. De gemeente bleef dus ook na 1894 maatschappelijke organisaties financieren die zorg verleenden aan burgers.

Conclusie

Resumerend kunnen wij stellen, dat er onder de noemer afdeling Financiën drie archieven zijn gevormd:

  1. Het archief van de secretarie afdeling Financiën, tot 1851 Thesaurie, 1812 1813 november 1e divisie, 1812 1893. Deze oudste afdeling is de voortzetting van de oude Thesaurie en Rekenkamer. Aanvankelijk beheerde zij ook de Gesubsidiëerde Gestichten en de Publieke Werken. Deze taken zijn in respectievelijk 1828 en 1850 overgegaan naar de afdeling Armwezen en Onderwijs, en de afdeling Publieke Werken. Het beheer van de stedelijke rentegevende eigendommen ging in 1827 over naar het Amortisatiefonds en in 1852 naar de Commissie Rentegevende Eigendommen om in 1892 terug te keren naar de afdeling Financiën. De afdeling Financiën bestond tot 1875 uit twee onderdelen: het Secretariaat en de Rekenkamer. Na 1875 komt daarbij: de onderafdeling Belastingen. Aangezien op het Secretariaat ook de registers van de verhuringen en het precario werden bijgehouden kan men de in 1894 gevormde afdeling Financiën A als de opvolger van dit Secretariaat zien. Het verschil is, dat de daar bijgehouden indicateur vóór 1894 voor de gehele afdeling Financiën, inclusief Rekenkamer gold. Na 1894 houdt de Rekenkamer een eigen indicateur zonder tussenkomst van het Secretariaat.
  2. Zonder een duidelijke breuk in de werkzaamheden of de organisatie ging de afdeling Financiën A in 1914 over in de afdeling REPK. Op grond daarvan kan worden onderscheiden het archief van de secretarie afdeling Rentegevende Eigendommen, Precario en Kadaster, vóór 1914 maart afdeling Financiën A, 1894 1928 mei. Deze afdeling ging in 1928 op in het Grondbedrijf, met uitzondering van de kadastrale registers. Al eerder (in 1900) was van de afdeling Financiën A de afdeling Gemeentebedrijven afgescheiden.
  3. Sinds 1894 vormt de Rekenkamer een eigen archief. Tot 1914 (maart) heet zij afdeling Financiën B, tot 1906 samen met de onderafdeling Belastingen, die sindsdien een eigen afdeling vormt. Op grond daarvan kan worden onderscheiden: het archief van de secretarie afdeling Financiën, tot 1914 afdeling Financiën B, tot 1906 onderafdeling Rekenkamer van Financiën B, 1894 heden. In 1937 werd een afzonderlijke onderafdeling A (accountants) bij Financiën gecreëerd, die in 1961 tot Accountantsdienst werd omgevormd (archief 5304). In 1939 werd van de afdeling Financiën afgesplitst het Bureau voor Organisatie en Efficiency, dat sinds 1919 onder de naam Gemeentelijke Inspectie onder de afdeling had gefunctioneerd. Het archief van dit Bureau, met stukken vanaf 1905, is te vinden onder archiefnummer 5346.
Tenslotte moet als afsplitsing van de secretarie afdeling Financiën nog genoemd worden het archief van de secretarie afdeling Belastingen, tot 1906 onderafdeling Belastingen van Financiën B, tot 1894 onderafdeling Financin B van de secretarie afdeling Financiën, 1875-heden. Dit archief is te vinden onder nummer 5178.

Geschiedenis van het archief en verantwoording van de inventarisatie

De geschiedenis van het beheer van de archieven van Financiën door de Archiefdienst begint in 1892 toen het Oud Archief van de Gemeente (tot 1813) in het Waaggebouw werd ondergebracht. In de archiefruimte op het stadhuis kwam toen plaats voor het Nieuw Archief, dat in 1892 en volgende jaren van de bureaux en afdelingen werd overgebracht en onder verantwoordelijkheid van de Gemeente archivaris werd `geregeld' . Zo ook de archieven van Financiën. In 1893 werden de banden en stukken van de Rekenkamer tot het jaar 1870 overgebracht en zoo ook die van het vroegere Amortisatiefonds later de Commissie van Rentegevende Eigendommen. Beide archieven werden gereconstrueerd en geïnventariseerd . In 1895 werden de stukken in de portefeuilles van de afdeling Financiën in behandeling genomen, welk werk tot en met het jaar 1868 vorderde. Van deze afdeeling werden de portefeuilles tot het jaar 1885 van het bureau overgebracht en met de anderen vereenigd .

Sinds 1896 wordt telkenjare in de Gemeenteverslagen gemeld dat het archief van Financiën werd `gereorganiseerd', dat wil zeggen de stukken, die blijkbaar in dossiers waren geborgen, werden in de volgorde van hun indicateurnummers geplaatst. Daarbij werd ook veel onbeschreven papier verwijderd, zodat de omvang van dit archiefgedeelte met een derde kon worden verminderd. In 1902 werd de reorganisatie der afdeeling Financiën A voltooid, waarbij tevens werd teruggebracht eene verzameling stukken betreffende de accijnzen van 1822-1866 .

Het gaat hier waarschijnlijk om het archief van de Commissaris over de Accijnzen. In de jaren daarna werden jaarlijks aanvullingen naar het depot overgeplaatst, waaronder in 1909 `vele pakken en losse stukken van de Rekenkamer afkomstig' , die in 1910 gesorteerd en `geregeld' werden. In 1912 volgden `tal van registers en stukken uit het archief van den Gemeente ontvanger en van de Rekenkamer' . Deze werden in 1914 `geregeld', waarbij `vele waardeloze stukken werden opgeruimd' . Om wat voor stukken het ging blijkt niet. Al deze overbrengingen en werkzaamheden geschiedden nog op het Stadhuis. In 1914 werd het huidige archiefgebouw op de Amsteldijk betrokken. Behalve het Oud Archief werden toen ook alle stukken in portefeuilles over alle afdeelingen der Secretarie loopende van 1812 tot 1827, met de indicateurs [...] overgebracht [...]naar het nieuwe depot op de Amsteldijk.

De rest bleef voorlopig op het Stadhuis tot 1923, toen het Nieuw Archief vanaf 1827 werd geplaatst in het als hulpdepot ingerichte gebouw van de Bank van Leening aan de Herenmarkt, Daarheen werden tot 1942 aanvullingen overgebracht, lopende tot 1928.

Waarschijnlijk is niet lang na de overbrenging van het Nieuw Archief tot 1827 een inventaris op fiches gemaakt . Alle stukken van 1795 tot 1827 werden daarbij doorlopend genummerd. Samen werd dit het archief van het `Nieuw Stedelijk Bestuur' genoemd. De toen aangebrachte nummering treft men op de stukken van het Nieuw Archief tot 1827 nog steeds aan.

Toen gebouw Herenmarkt in 1968 werd ontruimd, werd een deel van het Nieuw Archief na 1827, te weten de archieven van de Raad, Burgemeester en Wethouders en de afdeling Algemene Zaken naar de toen gereedgekomen nieuwbouw aan de Amsteldijk overgebracht en samengevoegd met de archiefgedeelten uit de periode vóór 1827. De overige secretarie archieven werden in gebouw Ceres aan de Nieuwe Prinsengracht geplaatst. De archieven van het stadsbestuur tussen 1795 en 1813 werden afgezonderd en beschreven in een aparte inventaris . De benaming Nieuw Stedelijk Bestuur wordt tegenwoordig voor deze archieven gereserveerd . Van het oorspronkelijke Nieuw Stedelijk Bestuur tot 1827 bleef een restant over, voornamelijk bestaande uit de archieven van de Gemeente ontvanger, de Commissaris over de Accijnzen, de afdeling Financiën, de Commissaris voor de Publieke Werken en het Fabriekambt. Het was dit restant, dat wij, toen wij onze inventarisatiewerkzaamheden begonnen, in betrekkelijk onverzorgde staat aantroffen in een hoekje van de kelder van het Gemeente archief. Dat was nog voor de verhuizing van de archieven van gebouw Ceres naar de nieuwbouw aan de Amsteldijk in 1985.

Ondertussen waren al voor de oorlog op gebouw Herenmarkt diverse aanvullingen binnengekomen, zowel van de Gemeente ontvanger als van de Rekenkamer . In 1937 werd een voorlopige inventaris gemaakt van de boeken van de Rekenkamer. Deze inventaris betrof echter alleen de boeken vanaf 1827 die op de Herenmarkt aanwezig waren .

Bij de inventarisatie konden wij dus voortbouwen op twee eerdere inventarissen: een inventaris op fiches van het Nieuw Archief tot 1827 en de hiervoorgenoemde inventaris van de boeken van de Rekenkamer. Deze inventarissen konden niet zonder meer worden overgenomen omdat a. het archief van de Ontvanger, van de belastingdienst en de niet boekhoudkundige stukken van de afdeling Financiën na 1827 niet waren beschreven; b. de stukken uit de periode vóór 1827 moesten worden toegedeeld aan de afzonderlijke archiefvormende instanties; en c. de splitsing van de series vóór en na 1827 ongedaan moest worden gemaakt. De bestaande inventarissen hebben uiteraard wel als hulpmiddel bij het beschrijven van de stukken gediend.

Nadat de beschrijvingen waren voltooid zijn allereerst aparte inventarissen vervaardigd van de archieven van de Gemeente ontvanger en van de Commissaris van de Stedelijke Accijnzen en Belastingen. Ook de stukken van de Commissaris voor de Publieke Werken en het Fabriekambt van vóór 1827 werden afgesplitst en bij de archieven van die instellingen gevoegd. Wat overbleef kon in principe worden beschouwd als het archief van de Thesaurie tot 1827. Uit de beschrijving van de geschiedenis van de afdeling Financiën in de vorige paragraaf kan worden afgeleid, dat dit archief uit twee delen moet hebben bestaan, namelijk een gedeelte ontvangen of opgemaakt door het Secretariaat, en een gedeelte ontvangen of opgemaakt door de Rekenkamer. In de praktijk bleek het echter buitengewoon moeilijk om tot een verantwoorde tweedeling te komen. Weliswaar is duidelijk, dat de algemene boekhouding bij de Rekenkamer en de correspondentie (inclusief indicateurs) bij het Secretariaat thuishoorden, maar de meer bijzondere boekhoudkundige bescheiden zijn moeilijker te plaatsen. Het is zeker onjuist alle boekhouding bij de Rekenkamer te plaatsen. Op het Secretariaat werden in ieder geval zo bleek in de vorige paragraaf ook de registers van de verhuringen en het precario bijgehouden. Het lijkt er in het algemeen op, dat het beheer van de gemeente eigendommen en de administratie van inkomsten die daaruit voortvloeide op het Secretariaat plaatsvond. De overige administratie zou dan bij de Rekenkamer moeten worden geplaatst. Volledige zekerheid daarover was ook na uitvoerig onderzoek niet te krijgen.

Daarom is na ampele overweging afgezien van een ordening van de archieven naar organisatie, en is besloten tot een ordening naar onderwerp. Het probleem van de toedeling van de stukken aan één der onderafdelingen is op die manier omzeild. Wij menen dat deze ordening ook de overzichtelijkheid van de inventaris ten goede komt.

De samenvoeging van de twee onderafdelingen kan alleen gelden voor het archief van de afdeling tot 1893; daarna zijn er twee duidelijk gescheiden afdelingen, die elk een eigen archief vormen. Alleen het archief van de onderafdeling Belastingen tussen 1875 en 1906 is niet in het archief van de afdeling Financiën opgenomen, maar bij het archief van de afdeling Belastingen gevoegd.

Wat hier als inventaris wordt gepresenteert betreft alleen het gedeelte tot 1894. Dit vormt een afgesloten geheel en kan te zijner tijd aangevuld worden met de archieven van de afdelingen REPK en Financiën na 1894 zonder dat de nummering verstoord hoeft te worden.Dit fonds functioneerde vanaf 1948 en werd formeel ingesteld door de gemeente Amsterdam in 1950. In 1986 is het leningsfonds formeel opgeheven. De administratie van de fonds was belegd bij de afdeling financiën. Op basis van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, gepubliceerd in de Nederlandse Staatcourant van dinsdag 20 december 1983 is het archief geschoond op vernietigbare stukken met uitzondering van de stukken uit de periode 1940-1945.

Het archief vanaf 1894 heeft een lengte van c. 90 meter.

Archiefvormer

Secretarie; afdeling Financiën en voorgangers
© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<

Gegevens over mogelijk nog levende personen mogen alleen worden gebruikt voor historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch onderzoek.

Door het aanklikken van onderstaande button verklaart u zich te houden aan het Reglement voor raadpleging en gebruik van het Stadsarchief.