31109: Archief van ACAM Accountancy en Advies

Algemene kenmerken

Toegangsnummer:

31109

Periode:

1996 - 2007

Inleiding

Beschrijving van de archiefvormer

Voor een beschrijving van de instelling van de Gemeentelijke Accountantsdienst wordt verwezen naar de inleiding op het archief van het vorige archiefblok van deze organisatie; toegangsnummer 30921.

In januari 1996 vond de naamwijziging plaats naar Accountancy en Consultancy Amsterdam. Dit om de naam meer aan te laten sluiten op de dienstverlening. De verordening op Accountancy en Consultancy Amsterdam is laatstelijk vastgesteld bij raadsbesluit van 1 november 1995, nr. 533 (gemeenteblad 1995, afd. 3, nr. 93).

In 26 augustus 2003 vond een tweede naamwijziging plaats naar ACAM Accountancy en Advies. De verordening op ACAM Accountancy en Advies is laatstelijk vastgesteld bij B&W-besluit van 26 augustus 2003.

Informatie over het archief

Jaarrekeningcontroles

De controlerende taak van de dienst vloeit voort uit de artikelen 255 en 256 bis van de Gemeentewet.

Deze omvat de wettelijk verplichte controles van de gemeentelijke verantwoordingsstukken, zoals de gemeenterekening, de rekeningen van de gemeentebedrijven en de stadsdelen (takken van dienst ex artikel 252 van de Gemeentewet) en de rekeningen van de gemeentediensten, bureaus en afdelingen van de Gemeentesecretarie (rekenplichtige beheerders krachtens artikel 127a van de Gemeentewet). Tevens verricht de dienst de door burgemeester en wethouders opgedragen jaarrekeningcontroles van instellingen, welke onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur worden beheerd, of waarbij de gemeente financiële en/of bestuurlijke belangen heeft.

Adviesfunctie

Deze functie omvat het uitbrengen van adviezen aan het college van burgemeester en wethouders en de hoofden van diensttakken met betrekking tot financiële, bedrijfseconomische, administratief organisatorische en daarmede rechtstreeks samenhangende fiscale en juridische aangelegenheden.

Tevens verricht de dienst het jaarlijkse subsidie- onderzoeken op grond van de desbetreffende verordeningen respectievelijk de Algemene Subsidieverordening Amsterdam (ASA).

Naast de controle- en adviesgroepen zijn er andere ondersteunende groepen.

- Groep AO-BO (administratieve Organisatie – Bijzondere Opdrachten). Deze groep is belast met de administratieve dienstverlening en voert bijzondere onderzoeken uit met name op administratief-organisatorisch gebied.-

- Groep EDP (Electronic Date Processing)-audit en automatisering / IT-Audit

- Directie-stafbureau en de afdeling secretariaat en interne dienst. Het stafbureau staat de directeur bij in zijn taken. Aldus verleent het stafbureau assistentie bij de werkzaamheden ten behoeve van de Rekeningencommissie en bij bestuursrechtelijke vraagstukken.

Accountantsverklaringen

Hieronder worden begrepen de accountantsverklaringen c.q. deelverklaringen ten behoeve van de centrale overheid en andere overheidsorganen, welke door de Accountantsdienst moeten worden afgegeven bij subsidie- en kostendeclaraties, exploitatieoverzichten en dergelijke. Rekeningencommissie

Als gevolg van de Verordening op de Rekeningencommissie, raadsbesluit van 2 oktober 1968, nr.667, staat de directeur van de Accountantsdienst als secretaris de commissie bij in haar taken ter zake van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen en de beoordeling van de doelmatigheid van het door of namens burgemeester en wethouders gevoerde financieel-economische beleid en beheer. Voorts berust het secretariaat van de Rekeningencommissie bij de dienst.

Registratiecommissie

Als gevolg van artikel 23 lid 2 van de Verordening Persoonsregistraties 1990 (voorheen artikel 6 lid 2 van de Privacyverordening 1986), kan de Registratiecommissie zich voor het in stellen onderzoeken laten bijstaan door ambtenaren van de Accountantsdienst. In overleg met de Registratiecommissie wordt jaarlijks bepaald welke privacy-onderzoeken worden ingesteld.

Algemene bestuurshulp

De hiermee verband houdende werkzaamheden worden verricht op verzoek en ten dienste van de daarom vragende bestuursorganen. Hieronder begrepen is het als adviseur verschijnen van de directie en accountants in de vergaderingen van raadscommissies, als mede het zitting hebben van personeel van de dienst als leden in commissies en stuur- en werkgroepen.

Administratieve dienstverlening aan diensttakken

De Accountantsdienst verleent op verzoek van de desbetreffende beheerders administratieve hulp en bijstand aan diensttakken, indien zich in het uitvoerende vlak knelpunten voordoen op het gebied van de administratieve verwerking of interne controle. Deze knelpunten zijn veelal het gevolg van structurele onvolkomenheden, dan wel van het niet tijdig kunnen voorzien in vacatures.

EDP-Audit / IT-Audit-werkzaamheden

De EDP-Audit / IT-Audit werkzaamheden nemen gezien de voortschrijdende automatisering in de gemeente een steeds grotere plaats in. De EDP-Audit / IT-Audit omvat onder andere de volgende gebieden:

- de beoordeling van de ontwikkeling, aanschaf, alsmede van de opzet en werking van (financiële) informatiesystemen van de gecontroleerde instellingen.

- de beoordeling van de opzet en de werking van de informatiebeveiliging bij stadsdelen en diensttakken in algemene zin dan wel op onderdelen.

- als objectieve auditor bij te dragen aan de kwaliteit van de gemeente Amsterdam.

Opbouw archief

Het archief is in rubrieken opgedeeld. Het algemeen beleidsarchief is te vinden in de rubrieken .07 (Organisatie) en .08 (Personeel). De rubriek 1 betreft de Taakuitvoering. De onderverdeling binnen de rubriek Taakuitvoering volgt de oorspronkelijke structuur van het archief, met de oorspronkelijke rubrieksnummering.

Bewerking en selectie

Dit archief loopt tot en met 2007 en is een aanvulling op het archief van de GAD dat al eerder is overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam.

Op basis van de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996” is beoordeeld welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring en welke voor vernietiging in aanmerking komen. In totaal is 3 strekkende meter ter vernietiging afgezonderd. De blijvend te bewaren archiefbescheiden zijn herplaatst in zuurvrije archiefdozen. Na bewerking komt 20 strekkende meter voor overbrenging in aanmerking. Het archief loopt van inv.nr. 1 t/m 867.

Archiefvormer

© Stadsarchief
Disclaimer / Colofon
<

Gegevens over mogelijk nog levende personen mogen alleen worden gebruikt voor historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch onderzoek.

Door het aanklikken van onderstaande button verklaart u zich te houden aan het Reglement voor raadpleging en gebruik van het Stadsarchief.